Functiebeschrijving Inhoudelijk Persoonlijk Medewerker (8) - TopicsExpress

Functiebeschrijving Inhoudelijk Persoonlijk Medewerker (8) Omgeving De medewerkers in dienst van de stichting ondersteuning Tweede Kamerfractie ChristenUnie zijn belast met de ondersteuning van de ChristenUnie fractie en individuele Kamerleden bij de positionering en de in te nemen standpunten. Het fractieteam bestaat uit de afdelingen Beleid, Voorlichting, secretariële ondersteuning, Administratie en een ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris is leidinggevend voor het fractieteam. De inhoudelijk persoonlijk medewerker is belast met de inhoudelijke en secretariële ondersteuning van het gekoppelde Kamerlid, al dan niet in samenwerking met de portefeuillehoudende beleidsmedewerker. Werkzaamheden 1. Inhoudelijke bijdrage ten behoeve van het Kamerlid en bijdragen ter realisering van begrotings- en andere projecten - verzamelt en bestudeert relevante informatie en rapporteert daarover aan het Kamerlid; - verricht activiteiten, daaronder begrepen het organiseren van bijeenkomsten en werkbezoeken, die leiden tot, cq. bijdragen aan het realiseren van begrotings- en andere projecten, ten behoeve van het Kamerlid; - signaleert ontwikkelingen, kansen en problemen, doet inzake voorstellen, adviseert en fungeert als klankbord voor het Kamerlid om gedachten en ideeën kritisch tegen het licht te houden; - verzamelt, selecteert en analyseert in nauw overleg met het Kamerlid informatie voor speeches, inbrengen, verslagen, amendementen, schriftelijke vragen en dergelijke en schrijft hieruit voortkomende concepten; - stemt inhoudelijk af met betrokken beleidsmedewerkers over ontwikkelingen, alsmede bij de inhoudelijke voorbereiding van inbrengen, debatten, etc.; - draagt in opdracht of op eigen initiatief geschreven teksten aan ten behoeve van artikelen en opiniestukken, alsmede Kamerbijdragen; - treedt op als aanspreekpunt/vraagbaak voor medewerkers en externen met betrekking tot inhoudelijke zaken en beantwoordt vragen inhoudelijk (brieven, e-mail, telefoon). 2. Secretariële ondersteuning aan het Kamerlid - behandelt de voor het Kamerlid bestemde post, signaleert urgente (post)stukken en voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht de voor de afhandeling benodigde bescheiden bij; - leest, selecteert en verwerkt e-mail en handelt deze in overleg met het Kamerlid, dan wel, waar geïndiceerd, met voorlichting of de coördinerende secretaresse, inhoudelijk af; - behandelt inkomende telefoongesprekken, handelt deze voor zover mogelijk zelf af en verbindt door of verwijst door naar andere personen; - regelt, ontvangt, introduceert en informeert bezoekers; - bereidt vergaderingen administratief-organisatorisch voor en archiveert de vergaderstukken; - legt naar onderwerp werk- en vergaderdossiers ten behoeve van het Kamerlid aan en houdt deze bij; - verzorgt, in afstemming met de coördinerende secretaresse, correspondentie en concipieert brieven over algemene aangelegenheden; - treedt op als aanspreekpunt/vraagbaak voor medewerkers en externen met betrekking tot administratieve en organisatorische zaken; - onderhoudt pro-actief contacten met derden, rekening houdend met actuele en toekomstige onderwerpen, en voorziet het kamerlid van benodigde informatie; - verzorgt en onderhoudt in voorkomende gevallen diverse administraties; 1- verzorgt in dienst van de fractie algemene zaken ten behoeve van de fractie, zoals ondersteunende werkzaamheden in het kader van de campagne; - regelt buitenlandse reizen voor het Kamerlid; - houdt de gegevens op de website van het Kamerlid actueel; - ondersteunt in overleg met het Kamerlid diens weblog. Speelruimte - de inhoudelijk persoonlijk medewerker is hiërarchisch verantwoording schuldig aan de ambtelijk secretaris en functioneel aan het Kamerlid over de inhoudelijke bijdragen, over de inhoud van voorstellen en adviezen, over de juiste inrichting van de werkdossiers, de gemaakte afspraken, de kwaliteit van de ondersteunende werkzaamheden, zoals de voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen en over het actueel houden van de website van het Kamerlid; - met betrekking tot de secretariële werkzaamheden staat de inhoudelijk medewerker in een afstemmingsrelatie met de (coördinerende) secretaresse fractievoorzitter; - met betrekking tot de inhoudelijke werkzaamheden staat de inhoudelijk medewerker in een afstemmingsrelatie tot de portefeuillehoudende beleidsmedewerker; - relevante wet- en regelgeving en specifiek beleid, interne administratieve regels en voorschriften zijn van belang voor de uitvoering van de werkzaamheden; - de inhoudelijk persoonlijk medewerker neemt beslissingen over de inhoud van voorstellen en adviezen, bij het beoordelen van belang en urgentie van post en telefoongesprekken, bij het maken van afspraken, bij het voorbereiden en maken van verslagen van vergaderingen en bij het aanleggen van werkdossiers. Kennis en vaardigheden - algemene kennis van het bepaalde beleidsgebieden en de daaraan gerelateerde wet- en regelgeving; - theoretische en praktische kennis van de Nederlandse taal; - kennis van reguliere archiverings- en documentatietechnieken; - kennis van de interne administratieve en procedurele regels en voorschriften, zowel binnen de fractie als de Tweede Kamer en de toepassing daarvan; - heeft een functierelevante opleiding en heeft kennis van relevante werkwijzen en procedures; - inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de organisatie en bekendheid met de aard van de werkzaamheden binnen het fractiebureau: - inzicht in wetgevingsprocessen; - vaardigheid in het werken met geautomatiseerde systemen; - vaardigheid in het actueel houden van de gegevens op een website; - vaardigheid in het vormen en bijhouden van dossiers en in het te woord staan van derden; - mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid; - vaardigheid in het doen van voorstellen, geven van adviezen en schrijven van conceptteksten; - vaardigheid om projectmatig te werken; - vaardigheid om te organiseren en planmatig te werken. Contacten - met beleidsmedewerkers en Kamerleden over de ondersteuning van het Kamerlid op het beleidsterrein om inhoudelijke informatie uit te wisselen, af te stemmen en knelpunten te bespreken; - met de secretaresses Kamerleden, Voorlichting en Secretariaat over de secretariële en administratieve afhandeling van zaken, om informatie uit te wisselen over de inhoud en de voortgang in de uitvoering daarvan, alsmede over (agenda)afspraken en voorlichtingsaangelegenheden voor het Kamerlid. Functie-eisen - HBO werk- en denkniveau; 2 3 - de ChristenUnie-fractie heeft de voorkeur voor (jonge) academici, die de gelegenheid willen aangrijpen vanuit een starterfuncties kennis en vaardigheden te verwerven die kwalificeren voor doorstroming binnen of buiten de organisatie; - politiek invoelingsvermogen; - flexibiliteit, stressbestendigheid en zelfstandigheid; - proactieve opstelling; - betrokkenheid bij het ChristenUnie-gedachtegoed, cq. lidmaatschap van de ChristenUnie. Voor gezien Functiehouder: Voorlopige vaststelling Ambtelijk secretaris: Definitieve vaststelling Stichtingsbestuur