Inscriptions et invitations à une conférence Inscriptions à une conférence par Internet Il est souvent très intéressant de mettre en place une solution d’inscription par Internet pour le public lors de l’organisation d’une conférence. Si on ne le fait, on risque fort d’être confronté à plusieurs problèmes. Le principal, c’est qu’il sera difficile d’évaluer le nombre de personnes qui seront effectivement présentes, et ce peut être une bonne surprise le jour venu, ou une mauvaise, dans un sens ou dans l’autre. Il est sans doute préférable de devoir refuser des personnes à l’entrée parce que la salle est pleine, mais ceux qui se sont déplacés pour rien ne garderont pas un bon souvenir de votre événement. De même, une conférence avec une salle vide, parce que l’on n’a pas detecté à temps un défaut de communication, c’est une catastrophe. Demander à votre public d’envoyer une confirmation de présence par email ou par courrier pourra aider un peu. Mais la mise à jour manuelle du fichier des participants deviendra vite fastidieuse. Et certaines personnes oublieront de confirmer et viendront quand même. La seule bonne solution à ce jour, c’est de créer un site d’inscription sur Internet, dont l’adresse sera systématiquement jointe aux invitations, et aux supports de communication sur la conférence. Chaque participant pourra remplir un formulaire en quelques secondes pour indiquer sa présence. La démarche est simple et rapide. Pour l’organisateur, c’est très confortable, puisqu’il peut savoir en permanence combien de places ont été reservées. On ne risque pas de dépassement, et au besoin, on peut adapter les prestations en fonction de l’affluence. Et s’il n’y a pas suffisamment d’inscriptions à l’approche de la date de la conférence, on pourra prendre les bonnes décisions, par exemple lancer une nouvelle campagne de communication, élargir le public cible, ou réduire l’ampleur de l’événement. Promouvoir le profil des participants inscrits Une conférence est un type d’événement un peu particulier, puisque, souvent, son attractivité n’est pas uniquement lié au contenu qu’elle propose, mais aussi au fait qu’elle rassemble un grand nombre de personnes qui ont des centres d’intérêt en commun. La liste, et le profil des inscrits peut donc devenir un élément fort de votre communication. Il est donc très intéressant que chacun puisse accéder à la liste des participants confirmés à partir de la page web de la conférence. Au fur et à mesure que cette liste s’agrandira, cela renforcera encore l’impression de légitimité liée à votre conférence. Dans cette optique, il sera utile de proposer aux participants de détailler leur profil lors de l’inscription, manuellement, ou par un lien vers leur compte Facebook ou Linkedin. Certains ne prendront pas le temps de remplir ces informations, mais pour les autres, cela facilitera la prise de contact. Une solution intégrée pour les inscriptions et la promotion d’une conférence Si de nombreux sites proposent la création d’une billetterie sur internet, tous ne sont pas adaptés pour les besoins spécifiques d’une conférence. Là encore, la solution evenium.net est la plus pertinente, de par sa souplesse, et la richesse de ses options. Il suffit de quelques minutes pour créer la page d’inscription à la conférence, avec la possibilité pour les utilisateurs d’ajouter leur profil. L’organisateur définit si l’inscription est gratuite, payante et son prix le cas échéant. Il peut également permettre l’accès à la liste des inscrits, et à leur profil. Le même site propose également l’utilisation de l’application ConnexMe, qui est très intéressante dans le cadre d’une conférence. Elle permettra à chacun, lors de l’événement, de voir quelles personnes sont présentes, de prendre contact, d’échanger. Cette application peut être installée gratuitement par tous les participants sur smartphone, tablette ou ordinateur portable. Et tout est gratuit, sauf qu’un pourcentage sera prélevé sur le prix des places vendues si celles-ci sont payantes. Il est également possible pour l’organisateur de disposer d’une application hôte pour ConnexMe, qui participera utilement à l’animation de la conférence en permettant de relayer les réactions et questions du public sur grand écran, d’organiser des sondages en temps réel, et de transmettre les documents pertinents à l’auditoire.
Posted on: Thu, 24 Oct 2013 08:42:32 +0000
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