Offre d’emploi Poste : Réceptionniste Dans le respect de la mission et des valeurs de FAQ, la titulaire du poste assure la réception téléphonique des appels, offre un soutien administratif à la présidente, à la directrice générale ainsi qu’aux membres de l’équipe et effectue diverses tâches de secrétariat. Accueil et réception téléphoniques. • Recevoir, filtrer et acheminer les appels et/ou prendre en note des messages et les transmettre aux personnes concernées. • Accueillir les visiteurs et les diriger vers les personnes appropriées. • Répondre aux demandes de renseignements généraux reçues par téléphone, par courriel ou en personne. • Effectuer la prise des messages de la boîte vocale principale de l’organisation et transmettre les messages aux personnes concernées. • Ouvrir, trier, saisir les informations requises dans le logiciel approprié et distribuer le courrier postal et électronique aux personnes concernées. • Timbrer les envois postaux et assurer l’approvisionnement de la timbreuse. • Assurer la programmation et la mise à jour du message d’accueil du système téléphonique de l’organisation. Soutien à la direction et aux membres de l’équipe • Assurer un soutien administratif à la présidente et à la directrice générale. • Acheminer les documents et les invitations reçus pour la présidente à son assistante. • Apporter un soutien aux coordonnatrices dans la réalisation de différents projets ou lors de divers évènements. • Afficher les offres d’emploi et traiter les dossiers de candidatures reçus en collaboration avec la direction. Secrétariat et logistique • Effectuer la mise à jour des différentes listes. • Assurer l’approvisionnement des fournitures de bureau, du matériel pour les envois postaux ainsi que des produits sanitaires et ménagers. • Veiller à l’entretien et au bon fonctionnement des équipements de bureau sous sa responsabilité et effectuer les appels de service en cas de besoin. • Traduire en anglais ou en français les documents nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation, au besoin. • Assurer le contrôle qualité de la présentation et corriger la syntaxe, la grammaire et l’orthographe, en anglais et en français, des documents produits, au besoin. • Assurer la tenue de la petite caisse. Prérequis et conditions d’emploi • DEC en secrétariat ou bureautique. • Expérience : minimum 2 ans. • Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit. • Connaissances en informatique. • Excellente connaissance du logiciel Microsoft Office : Word; Excel; Outlook Habiletés et attitudes recherchées • Autonomie. • Capacité à établir des priorités. • Capacité à respecter les échéances. • Capacité à travailler en équipe. • Rigueur et méthode. • Jugement et discernement. • Habiletés de communication à l’oral et à l’écrit. • Habiletés relationnelles (ouverture et facilité à établir des contacts, entregent). • Sens de la planification et de l’organisation. Seules les candidates retenues pour l’entrevue recevront une réponse. La priorité sera donnée aux candidat(e)s autochtones. Faire parvenir votre curriculum vitae avant 16 h 30, le 27 septembre 2013 Femmes Autochtones du Québec inc. Business Complex River Road P.O. Box 1989 Kahnawake (QC) J0L 1B0 Tél.: (450) 632‐0088 Fax: (450) 632‐9280 Courriel: info@faq‐qnw.org
Posted on: Thu, 19 Sep 2013 13:58:49 +0000
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