Závěrečná zprává z kontroly města : Zpráva z kontroly vyúčtování finančního příspěvku na činnost neziskové organizace AFK Milovice poskytnuté městem Milovice na rok 2012, 1) Základní informace o provedení kontroly Důvodem a impulsem ke kontrole byla jednak písemná žádost Lenky Harcekové, občana města Milovice ze dne 14.3.2013, jednak pozdní předložení Vyúčtování dle čl. 7 Směrnice č. 9/2011 žadatelem AFK Milovice (dále jen „Žadatel“) Kontrola byla provedena členy Finančního výboru ZM Milovice dne 15.4.2013 na základě a to podle zprávy „Vyúčtování finančního příspěvku z rozpočtu města Milovice a zhodnocení akce“, předloženého na MěÚ Milovice dne 28.3.2013 (dále jen „Vyúčtování“), přiložených dokladů a informací. Následná kontrola byla provedena dne 7.5.2013 podle vyžádané „Žádosti o finanční příspěvek z rozpočtu města Milovice“ na rok 2012 podané Žadatelem na MěÚ Milovice dne 30.3.2012 (dále jen „Žádost“). Účelem bylo porovnání údajů uvedených v Žádosti a ve Vyúčtování, správnost uváděných částek podle doložených dokladů a soulad s pravidly a podmínkami uvedenými ve Směrnici č. 9/2011. Kontrola nezahrnovala srovnání Vyúčtování se „Smlouvou o poskytnutí neinvestičního (investičního) příspěvku“ (dále jen „Smlouva“), ve které měly být – pokud byla Smlouva dle čl. 6 Směrnice č. 9/2011 s Žadatelem uzavřena – jasně specifikovány účel a podmínky čerpání poskytnutého finančního příspěvku. 2) Zjištěné skutečnosti: A) Obecně: 1) Některé z předložených „dokladů“ a přehledy neodpovídají účetním standardům ani zákonu o účetnictví. 2) Úhrada (vyplacení) deklarovaných nákladů uvedených ve Vyúčtování není vždy prokazatelná. 3) Předložené Vyúčtování cestovních nákladů neodpovídá zákonu o cestovních náhradách (ZoCN). 4) Na jednotlivých přehledech či „dokladech“ se vyskytují součtové chyby. 5) Náklady v jednotlivých kapitolách předloženého Vyúčtování neodpovídají věcnému (deklarovanému) zařazení. 6) Některé předložené „doklady“ časově neodpovídají danému období. 7) Zjištěno dvojí zaúčtování jednoho dokladu pod různé kapitoly. Dle směrnice č.9/2011, článku 2. Základní ustanovení dotačního programu, jsou dotační prostředky určeny „pouze na úhradu „a) nezbytných neinvestičních nákladů. b) investičních nákladů – příspěvek na rekonstrukci objektů a nákup zařízení.“ - u některých z vyúčtovaných položek je splnění této podmínky diskutabilní, případně tuto podmínku nesplňují. 9) Vyúčtování poskytnuté dotace v porovnání s podanou Žádostí o dotaci vykazuje rozdíly jednak v čerpaných částkách v jednotlivých kapitolách, jednak v účelu využití. 2 Konkrétní poznatky: Uvedené skutečnosti se odvolávají na odstavce uvedené v části A) Obecně: ad 1 a 2) Jsou doloženy pouze rukou napsané informace, co bylo uhrazeno a za jakou částku, chybí doložený daňový doklad (např. kapitola 1.2.1 Vodné a stočné – pouze list A4 s informací o nákladu na vodu za 7 954,- Kč, kap. 1.2.2. Opravy a udržování –pouze list s informací o nákladu na pořízení brankářských rukavic za 1793,- Kč, kap. 1.2.4. Jiné služby – opět pouze list A4 s informací o nákladu za prodloužení webové domény za 1400,- Kč, kap. 1.2.4. Jiné služby –pouze dopis o uložení pořádkové pokuty za 300,- Kč, však bez jakéhokoliv přiloženého účetního dokladu - faktura, příjmový/ výdajový doklad, stvrzenka, výpis z BU k uvedeným položkám) Kapitola 1.2.1 Vodné a stočné – je vyúčtován náklad ve výši 10000,- Kč, ale doklady na tuto částku chybí. Je zde pouze volně rukou psaná poznámka o nákladech za 7954,- Kč (viz předchozí odstavec). Na předloženém výpisu z účtu za měsíc 01/2012 je dohledatelná pouze částka 2402,- Kč, uhrazená na účet VaK Nymburk, faktura ani jiné doložení účelu vyplacení této částky není doloženo. Na předloženém výpisu z účtu za měsíc 01/2012 je sice další částka 9599,- Kč s ručně psanou poznámkou „závlaha“, avšak tato částka je zahrnuta do vyúčtování kapitoly 1.2.2. Opravy a udržování. ad 2 a 3) Kapitola 1.2.3 Cestovné - náhrady cestovného na jednotlivá utkání (úhrada PHM) rodičům či jiným řidičům – úhrada částek je deklarována na soupiskách, kde jednak chybí bližší identifikace jednotlivých příjemců (řidičů) a kde buď chybí podpisy či jiné potvrzení o převzetí deklarované částky konkrétními osobami (řidiči) – např. přiložený výdajový pokladní doklad, nebo kde jednotlivé částky (označené svorkou) podepsala za všechny uvedené příjemce pouze jedna osoba, mnohdy mezi příjemci náhrady vůbec neuvedená, bez bližší identifikace této osoby (pouze nečitelný podpis). Chybí výdajové doklady se stanovenými náležitostmi a další dokumenty dle ZoCN, není doložen způsob stanovení částky za 1 km. Způsob předloženého vyúčtování těchto cestovních náhrad vzbuzuje pochybnosti o skutečném vyplacení deklarovaných částek uvedeným příjemcům - řidičům … Kapitola 1.2.4. Ostatní služby, část Jiné služby – na listech poř.č. 3 a 4 doloženo cestovné (jízdenky vlak, autobus – celkem 336,- Kč), není vyúčtováno dle ZoCN („cesťák“) Kapitola 1.2.4. Ostatní služby, část Jiné služby – na listech poř.č. 3 a 4 je vyúčtováno parkovné v Praze (2x 50,-Kč), avšak chybí jakýkoliv „záznam o služební cestě“ a její vyúčtování (kde jsou náklady na PHM a amortizaci?…) ad 4) V Žádosti i Vyúčtování ve sloupci Náklady v roce 2012 (Předpokládané náklady – dle Žádosti) se součet jednotlivých položek liší o 27500,- Kč (částka Celkem – je uvedeno 695500,- Kč, součet položek činí 722500,- Kč) Kapitola 1.1.5. Jiné – na souhrnu vyplacených honorářů rozhodčím jsou chybné údaje a součty (chybně opsáno z jednotlivých podkladů) – k této kapitole také poznámka ad 7) Kapitola 1.2.3 Cestovné – na soupisce poř. č. 9 je součtová chyba (celkový součet uveden 1400,-Kč, má být správně pouze 1200,- Kč). 3 Kapitola 1.2.4. Jiné služby – na souhrnu přiložených listů s kopiemi účtenek jsou chybně sečteny účtenky na listech 5 a 6 ad 5) Kapitola 1.2.1 Vodné a stočné – je zde zařazen doklad o nákupu 504 ks PET lahví 1,5 l pitné vody za částku 2470,- Kč, což není výdaj za energie a vodu (ve smyslu vodné/stočné) Kapitola 1.2.2. Opravy a udržování – jsou zahrnuty výdaje, které neodpovídají obsahu této kapitoly (tel. karta v rámci paragonu na PHM za 200,- Kč, zdravotní materiál celkem 4000,- Kč, brankářské rukavice 1793,- Kč, 3 ks dětská houpačka 822,- Kč). Nutno dodat, že tyto uvedené částky byly již nad vyúčtovanou hranicí této kapitoly (57 000,- Kč) Dále jsou zde zařazeny náklady na likvidaci odpadů (celkem za 1923,- Kč), což není oprava nebo údržba, ale služba (tedy kapitola 1.2.4. Ostatní služby, část Jiné služby) Kapitola 1.2.3 Cestovné – Na soupiskách poř.č. 21-23 jsou spolu s cestovným uvedeny i odměny rozhodčím, které jsou jinak uváděny v kapitole 1.1.5. Jiné – dochází zde k zařazování nákladů stejného charakteru pod různé kapitoly… Kapitola 1.2.4. Ostatní služby, část Jiné služby – na listu poř.č. 3 vyúčtováno 2x PHM (celkem 1200,- Kč), které je jinak uváděno v kapitole 1.2.2. Opravy a udržování – opět dochází k zařazování nákladů stejného charakteru pod různé kapitoly… (- pokud je to ale vyúčtování cestovného, stejně jako parkovné na listech poř.č. 3 a 4 – viz poznámka ad 3) – má být předložen záznam o služební cestě a má to být zařazeno do kapitoly 1.2.3 Cestovné) Kapitola 1.2.4. Ostatní služby, část Jiné služby – na listech poř.č. 3 a 4 je doloženo cestovné (jízdenky vlak, autobus – celkem 336,- Kč), které jednak není vyúčtováno dle ZoCN („cesťák“) a jednak spadá do kapitoly 1.2.3 Cestovné – opět dochází k zařazování nákladů stejného charakteru pod různé kapitoly… Kapitola 1.2.4. Ostatní služby, část Pronájmy – je zde zahrnut poplatek za startovné (Mělník 1200,- Kč) a poplatek fotbalovému svazu (200,- Kč) – lze je považovat sice za Ostatní služby, ale nespadají do vykazované části Pronájmy. ad 6) Kapitola 1.2.4. Ostatní služby, část Pronájmy – do celkové vyúčtované částky 180000,- Kč je zahrnut doklad na pronájem prostor Milten za 24200,- Kč, který však byl vydán již v 11/2011 a tedy nespadá do zúčtovacího období 2012. ad 7) Náklad ve výši 5693,- Kč za audiovybavení hřiště byl vyúčtován samostatně v kapitole 1.1.3 Vybavení (do 40 tis. Kč) (uvedeno ve sloupci Skutečné náklady, ale nezapočítáno do sloupce Čerpání dotace od města) a současně byl zahrnut do celkového součtu dokladů (na listu poř.č. 16) v kapitole 1.2.2. Opravy a udržování (uvedeno ve sloupci Skutečné náklady, a také započítáno do sloupce Čerpání dotace od města) ad Kapitola 1.1.5. Jiné – náklad na nákup, přestup či hostování cizích hráčů v celkové částce 51 000,- Kč nelze považovat za „nezbytný neinvestiční náklad“ k zajištění činnosti Žadatele. Jeho činnost bez vynaložení těchto nákladů není nijak omezena či ohrožena, tuto činnost mohl zajistit vlastními členy (i když by tím zřejmě nedosahoval lepších výsledků v soutěžích, kterých se účastnil). Kapitola 1.2.1 Vodné a stočné – je zde zařazen doklad o nákupu 504 ks PET lahví 1,5 l pitné vody za částku 2470,- Kč – mimo poznámku v odstavci ad 5) - není výdaj za energie a vodu ve smyslu vodné/stočné - je diskutabilní z hlediska uznatelnosti tohoto nákladu dle čl. 7 Směrnice č.9/2011: „Finanční prostředky poskytnuté v rámci dotačního programu nesmí být v žádném případě použity k úhradě mezd ani odměn funkcionářů, organizátorů a zaměstnanců, k úhradě výdajů na pohoštění (vyjma účinkujících).“ Zde je otázka, zda pořadatel utkání má např. povinnost zajistit občerstvení hráčů (které lze eventuálně považovat za účinkující v utkáních), z důvodu velké fyzické námahy. V této záležitosti by mělo být podáno vysvětlení, případně doložení povinnosti podle pravidel fotbalového svazu… (Stejně tak i další účtenky na nákup pitné vody v celkové výši 2 313,- Kč zařazené v kapitole 1.2.4. Ostatní služby, část Jiné služby.) Kapitola 1.2.4. Ostatní služby, část Pronájmy – do celkové vyúčtované částky 180000,- Kč jsou zahrnuty doklady na pronájem bazénu (Chýšky 1000,- a 500,- Kč) – opět se nabízí otázka nad nezbytností tohoto nákladu k činnosti Žadatele… Kapitola 1.2.4. Ostatní služby, část Jiné služby – do nákladů zařazen „doklad“ o úhradě pořádkové pokuty za nehlášení výsledku utkání ve výši 300,- Kč – zde je ke zvážení, zda pochybení zástupců příjemce (nesplnění / porušení povinnosti dle pravidel fotbalového svazu) má být hrazeno z finančních prostředků města Milovice Navíc není doloženo účetním dokladem o úhradě, je přiložen pouze dopis SKFS o udělení pořádkové pokuty (viz poznámka v ad 5). ad 9) dle čl. 7 Směrnice č.9/2011 mohou být poskytnuté finanční prostředky „použity na úhradu neinvestičních nebo investičních nákladů nezbytných pro uskutečnění akce, a to vše výhradně k účelu, k němuž jsou poskytnuty a v souladu s časovým harmonogramem a dohodnutým a schváleným rozpočtem akce.“ Ke kontrole nebyla předložena žádná žádost Žadatele, schválená městem Milovice, o přerozdělení poskytnutých prostředků k využití jiným účelem, proto bylo kontrolováno využití podle podané Žádosti. Při srovnání údajů (částek) uvedených v Žádosti ve sloupci Požadavek na dotaci a Vyúčtování (sloupec Čerpání dotace od města) bylo zjištěno následující: Kap.1.1.1 Potraviny Žádost Vyúčtování Komentář ve Vyúčtování 0,- 0,- uvedeno v jiných službách Zjištění: částka na potraviny nepožadována, ale ve vyúčtování dotace v jiných kapitolách zahrnuty náklady na vodu pro hráče a rozhodčí v celkové výši 4 783,- Kč Kap.1.1.4 Ceny na akce Žádost Vyúčtování Komentář ve Vyúčtování 30000,- 0,- bez komentáře Zjištění: požadovaná částka na tuto kapitolu nebyla vyúčtována, tzn, že celková požadovaná částka 30000,- nebyla dle Vyúčtování využita k požadovanému účelu a tedy by měla být vrácena 5 Kap.1.1.5 Jiné Žádost Vyúčtování Komentář ve Vyúčtování 116000,- 90000,- výplata rozhodčích, nákup a hostování hráčů Zjištění: 1) celá kapitola se týká materiálových nákladů, takže zde nemohou být vyúčtovány nemateriálové náklady 2) částka byla dle Žádosti požadována na rekultivaci hracích ploch, písek, travní semeno a barvy, proto vyúčtovaný účel využití dle komentáře neodpovídá účelu, na který byla částka poskytnuta – celková výše 90 000,- Kč 3) Jiné položky v této kapitole vyúčtovány nebyly, tzn, že celková požadovaná částka 116000,- Kč nebyla dle Vyúčtování využita k požadovanému účelu a tedy by měla být vrácena Kap.1.2.1 Energie Žádost Vyúčtování Komentář ve Vyúčtování 50000,- 60000,- bez komentáře Zjištění: 1) v Žádosti byl požadován příspěvek pouze ve výši 50000,- Kč, ve Vyúčtování ale uveden požadavek 70000,- Kč 2) Skutečně vyúčtováno 60000,- Kč, což překračuje původně požadovanou částku o 10000,- Kč, tzn. tato částka 10000,- Kč již neodpovídá účelu, na který byla částka poskytnuta, a tedy by měla být vrácena Kap.1.2.1 Energie – Vodné a stočné Žádost Vyúčtování Komentář ve Vyúčtování 8000,- 10000,- bez komentáře Zjištění: 1) v Žádosti byl požadován příspěvek pouze ve výši 8000,- Kč, skutečně vyúčtováno 10000,- Kč, což překračuje původně požadovanou částku o 2000,- Kč, 2) dle kontroly přiložených dokladů nebyl k této kapitole doložen žádný doklad na tento účel, tzn. celá tato částka 10000,- Kč nebyla dle Vyúčtování využita k požadovanému účelu a tedy by měla být vrácena Kap.1.2.2 Opravy a udržování Žádost Vyúčtování Komentář ve Vyúčtování 65000,- 57000,- PHM, závlaha, odpad ASA, barvy, sekačka Zjištění: 1) v Žádosti byl požadován příspěvek ve výši 65000,- Kč, dle Vyúčtování využito 57000,- Kč, tzn. částka 8000,- Kč nebyla dle Vyúčtování v této kapitole využita k požadovanému účelu a tedy by měla být vrácena s přihlédnutím k následujícím poznámkám 2) při kontrole dokladů zjištěno, že do této kapitoly byl podruhé započítán náklad na audio ve výši 5693,- Kč (viz také poznámka v bodu ad 7), tzn. pokud si jej Žadatel vyúčtoval jako úhradu z vlastních zdrojů v kapitole 1.1.3 Vybavení, nemůže jej uplatňovat podruhé, proto tato částka v kapitole 1.2.2 musí být z celkových nákladů i z vyúčtované dotace odečtena a tedy vrácena 3) v rámci této kapitoly byly předloženy doklady celkem na částku 64882,61 Kč, avšak jsou zde náklady, které jednak nemají charakter účelu Opravy a udržování – zdrav. potřeby celkem 4000,- Kč, dobití kreditu mob.telefonu 200,- Kč, brankářské rukavice za 1793,- Kč (navíc bez dokladu), 3x dětská houpačka celkem za 822,- Kč – a započítané dvakrát (viz předchozí odstavec audio za 5693,-), tedy celkem 6 za částku 12508,- Kč, které nejsou uznatelné v rámci této kapitoly; pokud bude brán v potaz tento výpočet, pak z celkové požadované částky 65000,- Kč bylo využito celkem 52374,61 Kč, tzn. částka 12625,39 Kč nebyla dle Vyúčtování využita k požadovanému účelu a tedy by měla být vrácena Kap.1.2.3 Cestovné Žádost Vyúčtování Komentář ve Vyúčtování 31000,- 23000,- bez komentáře Zjištění: 1) k vyúčtování této kapitoly byly přiloženy pouze jakési soupisky, které však nelze považovat za účetní doklady – viz poznámky bod ad 2a3) 2) navíc v této kapitole zahrnuty také honoráře rozhodčích (na přiložených listech poř. č. 21-23), které také nejsou cestovními náklady 3) vzhledem ke způsobu vykázání nákladů této kapitoly (nedoložení účetních dokladů jako povinné přílohy Vyúčtování) nelze považovat tuto kapitolu za vyúčtovanou, tzn. celá tato částka 31000,- Kč nebyla dle Vyúčtování využita k požadovanému účelu a tedy by měla být vrácena. Kap.1.2.4 Ostatní služby Žádost Vyúčtování Komentář ve Vyúčtování 150000,- 180000,- hala Milten, pronájem hřišť Zjištění: 1) v Žádosti byl požadován příspěvek pouze ve výši 150000,- Kč, skutečně vyúčtováno 180000,- Kč, což překračuje původně požadovanou částku o 30000,- Kč, tzn. tato částka 30000,- Kč již neodpovídá účelu, na který byla částka poskytnuta, a tedy by měla být vrácena 2) v této kapitole zahrnuty mimo jiné také náklady za pronájem bazénu (chýšky) celkem za 1500,- Kč, což není pronájem hřišť k fotbalovému tréninku, a také úhrada za startovné (Mělník) a poplatek KFS (obojí není pronájem), ale tyto částky už jsou nad požadovanou hranící 150000,- Kč Kap.1.2.4 Ostatní služby – Jiné služby Žádost Vyúčtování Komentář ve Vyúčtování 0,- 50000,- nezařazeno, režie Zjištění: 1) částka na Jiné služby v této kapitole nebyla požadována, tzn. příspěvek na náklady vyúčtované v této kapitole nebyl poskytnut a tedy uvedená částka 50000,- Kč byla využita v rozporu s poskytnutou dotací a tedy by měla být vrácena 2) dle ručně dopsané poznámky byla v rámci této kapitoly využita částka 20000,- na oslavy výročí založení Žadatele, o kterou byla také navýšena původní celková částka 450000,- Kč na 470000,- Kč, jak je uvedeno ve Vyúčtování - tuto částku 20000,- Kč z celkových 50000,- v rámci dané kapitoly lze uznat, pokud ovšem nebyla dotace na oslavy vyúčtována zvlášť 7 Rekapitulace: částky v rozporu se Žádostí, nebo nevyužity k danému účelu kap. 1.1.3 30 000,- Kč kap. 1.1.5 116 000,- Kč kap. 1.2.1 (energie) 10 000,- Kč kap. 1.2.1 (vodné a stočné) 8 000,- Kč kap. 1.2.2 13 693,- Kč (dle pozn 1 a 2) nebo 12 625,39 Kč (dle pozn. 3) kap. 1.2.3 31 000,- Kč kap. 1.2.4 30 000,- Kč kap. 1.2.4 jiné služby 50 000,- Kč (pozn. 1) nebo 30 000,- Kč (pozn. 2) CELKEM 267 625,39 až 288 693,- Kč (podle posouzení kapitol 1.2.2 a 1.2.4 jiné služby) Poznámka: V uvedených částkách nebyl brán zřetel na skutečnosti, že náklady neuznané v kapitolách tak, jak byly Žadatelem zařazeny a vyúčtovány, mohly být zařazeny do jiných kapitol, kde by mohly být uznány jako oprávněné. Finanční výbor ZM není povinen ani oprávněn provádět opravy a úpravy předloženého Vyúčtování, případně jeho optimalizaci, aby co nejvíce odpovídalo požadavkům Směrnice č. 9/2011. 3) Závěr: Dle čl. 4 Směrnice č.9/2011 „Podmínkou přijetí nové žádosti o dotace u žadatele, který již v minulosti od města Milovice dotační podporu získal, je řádné a včasné dodání vyúčtování předchozí podpořené akce a zpráva o činnosti a posouzení akce z hlediska přínosnosti pro město Milovice.“ Dle čl. 7 Směrnice „Poskytnuté finanční prostředky je příjemce dotace povinen poskytovateli dotace vyúčtovat a vyúčtování na předepsaném formuláři se všemi náležitostmi a přiloženými doklady předložit, a to do 30 dnů po skončení akce, nebo do 28. února následujícího roku u dotací poskytnutých na kalendářní rok. V případě nepředložení vyúčtování je příjemce dotace povinen vrátit finanční prostředky do 30 dnů po stanovených termínech.“ S přihlédnutím k výše uvedeným skutečnostem, zjištěným při kontrole Vyúčtování Žadatele AFK Milovice na rok 2012 a také k datu a okolnostem předložení samotného Vyúčtování příspěvku nelze považovat podmínky uvedené v čl. 4 a 7 Směrnice za splněné. Vzhledem k citovaným pravidlům a podmínkám Směrnice č. 9/2011, skutečnostem uvedeným v této zprávě a dále z důvodu rovného a spravedlivého zacházení s ostatními žadateli o příspěvek z dotačního titulu nechť Zastupitelstvo města Milovice zváží další postup, zejména zda příjemce dotace v souladu s ustanovením čl. 7 vrátí poskytnuté finanční prostředky, a zda mu bude poskytnut příspěvek na rok 2013 (pokud byla Žadatelem podána žádost) nebo zda bude jeho požadovaná výše krácena. V Milovicích dne 7.5.2013
Posted on: Tue, 03 Sep 2013 13:18:22 +0000
Trending Topics
Recently Viewed Topics
© 2015