Lohnsteuer und Sozialversicherung im Verein: kennen Sie die Pflichten des Arbeitgebers? Es ist die erste Aufgabe einer Vereins/Verbands – auch unabhängig, ob gemeinnützig oder nicht – sehr genau zu prüfen, ob die künftige Zusammenarbeit über ein wie auch immer gestaltetes Arbeitnehmerverhältnis stattfinden und durchgeführt werden soll. Die nachfolgenden Hinweise sollen einen aktuellen Überblick aus Praxiserfahrungen durch Betriebsprüfungen vermitteln und aufzeigen, welche Grundvorgaben bei den verschiedensten Arten von Beschäftigungsverhältnissen zu beachten sind. Dies mit einem besonderen Einstieg in häufig anzutreffende Beschäftigungsverhältnisse auf Minijob-Grundlage. Der Arbeitnehmerbegriff wird in verschiedenen Rechtsgebieten durchaus unterschiedlich beurteilt. Arbeitsrechtlich – mit der meist vorliegenden schriftlichen Vereinbarung über das Arbeitsverhältnis – wird der Begriff grob definiert als Verpflichtung zur Erbringung von Dienstleistungen mit persönlicher Abhängigkeit. Für den Bereich des Lohnsteuerrechts sind Arbeitnehmer Personen, die im öffentlichen oder privaten Dienst angestellt oder beschäftigt sind, für deren Dienstverhältnis die Arbeitskraft geschuldet wird und deren Leistungserbringung nach Weisung des Arbeitgebers erfolgt (so u.a. § 1 LStDV). Für das Sozialversicherungsrecht wird die Beschäftigung als nichtselbstständige Arbeit, insbesondere im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses, nach § 7 Abs. 1 Satz 1 SGB IV kurz definiert. Wobei die sozialversicherungsrechtliche Definition mit der Vorgabe einer Einbindung in die Betriebsorganisation und Weisungsabhängigkeit wesentlich weiter geht. Die Klärung der Arbeitnehmereigenschaft, einmal unabhängig vom Willen der beiden Vertragsparteien und von vertraglichen Festlegungen, ist im Hinblick auf die Arbeitgeberhaftung beim Lohnsteuerabzugsverfahren, für die zutreffende Einbehaltung von Sozialversicherungsbeiträgen bis hin zu möglichen arbeitsrechtlichen Konsequenzen für die Vereins- oder Verbandsführung unerlässlich. Tauchen damit zusammenhängende Fragen und Zweifel auf, kann der sozialversicherungsrechtliche Arbeitnehmerstatus über eine Statusanfrage bei der Deutschen Rentenversicherung Bund eingeholt werden. Bei steuerlichen Zweifeln bietet sich die (kostenlose) Lohnsteuer-Anrufungsauskunft bei der Lohnsteuerstelle des Vereins-Finanzamts an, bis hin zur Kontaktaufnahme mit der zuständigen Verwaltungsberufsgenossenschaft bzw. Krankenkasse des Beschäftigten. Für den sensiblen Bereich der Sozialversicherung gibt es zudem zur Feststellung der Arbeitnehmereigenschaft die von den Spitzenverbänden der Sozialversicherung herausgegebenen Besprechungsergebnisse mit Arbeitnehmereinstufungen nach der Rechtsprechung. Berechnung des lohnsteuerpflichtigen Bruttogehalts Die Grundlage zur Berechnung evtl. entstehender Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben ist das Bruttogehalt. Um das Brutto zu errechnen, müssen alle Entgeltbestandteile für den entsprechenden Lohnzahlungszeitraum addiert werden. Vereinshausmeister mit Sondereinsätzen Der Hausmeister eines Vereins erhält für die Pflege und Wartung des eigenen, selbst bewirtschafteten Vereinsheims eines Fußballclubs ein monatliches Grundgehalt von 1.000 Euro. Für Sondereinsätze an den Wochenenden mit Öffnungszeiten bei den Heimspielen erhält er zusätzlich 200 Euro pro Wochenende. Im Monat Juni 20XX finden an zwei Wochenenden zudem Heimspiele mit Präsenz des Beschäftigten statt. Steuerfreie Bestandteile fallen keine an. Die Berechnung des zu berücksichtigenden Bruttobetrags gestaltet sich folgendermaßen: Grundgehalt 1.000 Euro 2 Wochenendeinsätze 400 Euro Brutto 1.400 Euro Die Lohnsteuer und Sozialversicherung werden in diesem Fall von 1.400 Euro berechnet. Alle nicht in §§ 3 und 3b EStG aufgeführten Entgeltbestandteile unterliegen in vollem Umfang der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht. Die Lohnsteuer wird anhand der Merkmale der Lohnsteuerkarte berechnet. Die Beiträge der Sozialversicherung berechnen sich anhand der gesetzlichen Prozentsätze und den Sätzen der Krankenkasse, in welcher der jeweilige Arbeitnehmer versichert ist. Einige Teile des Entgelts können jedoch nach §§ 40 bis 40b EStG pauschal lohnversteuert werden, so dass der Arbeitnehmer im Normalfall nicht mit Lohnsteuer belastet wird. Dieses pauschal versteuerte Entgelt ist in den meisten Fällen dann auch sozialversicherungsfrei. Berechnung und Einbehaltung von Lohnsteuer Aus dem Bruttobetrag müssen die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden. Sind die Voraussetzungen für die Lohnsteuerpauschalierung nach § 40 bis 40?b EStG nicht erfüllt oder werden die Grenzen für eine Pauschalierung der Lohnsteuer überschritten, muss der Verein als Arbeitgeber die Lohnsteuer nach den bekannten Merkmalen der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers berechnen. Die Werte/Beträge sind den amtlichen Lohnsteuertabellen zu entnehmen, die sowohl gedruckt als auch elektronisch erhältlich sind. Noch vorteilhafter sind aber Gesamtabzugstabellen für Lohnsteuer und Sozialversicherung. Umgang mit der Lohnsteuerkarte Alle Arbeitnehmer, die unbeschränkt steuerpflichtig sind, d.h., die im Inland einen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, müssen ihrem Arbeitgeber vor Beginn des Kalenderjahres bzw. bei Eintritt in das Arbeitsverhältnis eine Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung vorlegen. Wird über die Lohnsteuerkarte abgerechnet, muss beachtet werden, dass letztmals 2010 von den Gemeinden Steuerkarten ausgestellt wurden, seit 2011 damit keine Papier-Lohnsteuerkarte mehr von den Gemeinden an den künftigen Vereinsmitarbeiter übermittelt werden. Denn ab 2012 sollen über die Einführung des sog. ELStAM-Verfahrens dem Verein als Arbeitgeber die relevanten Daten für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs auf Abruf elektronisch und umfassend zur Verfügung gestellt werden. Diese Daten sind dann in das Lohnkonto zu übernehmen und für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses anzuwenden, soweit vom Finanzamt keine Veränderung zur Person des Beschäftigten automatisch übermittelt wird. Umso wichtiger ist daher für die Abrechnungszeiträume 2010 bis 2011 die Vorlage der bisherigen Lohnsteuerkarte, da deren Gültigkeit und Nutzung für die bisherige Abrechnung nach den Lohn-steuermerkmalen bis zur endgültigen Einführung dieses elektronischen Meldeverfahrens verlängert wurde (§ 52b EStG). Bei Änderungen in den persönlichen Verhältnissen muss die Steuerkarte vom Beschäftigten dem Finanzamt, das nun ausschließlich zuständig ist, vorgelegt werden. Falls ein neuer Vereinsmitarbeiter keine LSt-Karte für 2010 vorlegen kann, muss er sich beim Finanzamt eine Ersatzbescheinigung beschaffen. Zahlreiche weitere Praxisfälle im Zusammenhang mit der Einführung der elektronischen Abrechnung für das ohnehin nicht einfache LSt-Abzugsverfahren enthält u.?a. das ausführliche BMF-Schreiben v. 05.10.2010, BStBl I 2010 S. 762 (HaufeIndex 2420581). Zur Abschaffung der bisherigen Papier-Lohnsteuerkarte und zur Abwicklung des elektronischen Meldeverfahrens sind weiterführende konkrete Hinweise in den BMF-Schreiben v. 23.08.2010 (HaufeIndex 2377760 und 2377761) enthalten. Ersatzverfahren beantragen Soweit die anstehende Teilnahme an dem neuen ELStAM-Verfahren bei einem Verein mit wenigen Beschäftigten zu Problemen bei der technischen Umsetzung führen würde, kann auf Antrag des Arbeitgebers ein Ersatzverfahren vom Finanzamt bewilligt werden. Diese Ausnahmeregelung gilt dann jeweils für ein Kalenderjahr (§ 39e Abs. 8 EStG). Soweit eine Eigenabrechnung durch den Verein erfolgt und man sich nicht in der Lage sieht, gleich vollumfänglich beim künftigen ELStAM-Verfahren mitzumachen, sollte der Antrag z.?B. für 2012 rechtzeitig noch bis Ende 2011 gestellt werden. Bei Fremdbeauftragung und Vergabe der Lohnbuchhaltung an ein externes Buchungsbüro, Steuerberaterbüro etc. kann davon ausgegangen werden, dass damit für den Verein/Verband die Teilnahme gewährleistet ist. Zweite Lohnsteuerkarte Viele Mitarbeiter eines Vereins betreiben die Tätigkeit bei einem Verein nebenberuflich und haben bereits bei ihrem Hauptarbeitgeber ihre erste Lohnsteuerkarte abgegeben. Übersteigt das Entgelt bei dem Verein die Grenzen für eine Pauschalierung oder Steuerfreiheit, muss der Arbeitnehmer für dieses zweite Arbeitsverhältnis eine zweite Lohnsteuerkarte beim Finanzamt beantragen. Auf der zweiten und jeder weiteren Lohnsteuerkarte wird dann die Steuerklasse VI eingetragen, unabhängig davon, welche Steuerklasse auf der ersten Lohnsteuerklasse eingetragen ist. Elektronische Lohnsteuerbescheinigung Am Ende des Jahres bzw. bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen. Dies erfolgt nicht mehr auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte. Die Lohnsteuerbescheinigung wird vom Arbeitgeber elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt und dem Arbeitnehmer wird ein Ausdruck dieser elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ausgehändigt. Die Übermittlung an die Finanzverwaltung muss bis zum 28. Februar des Folgejahres erfolgen. Die Lohnsteuerkarte an sich wird nicht an den Arbeitnehmer ausgehändigt, sondern verbleibt beim Arbeitgeber. Dieser kann sie entweder weiterhin bei den Lohnunterlagen aufbewahren oder vernichten. Die Lohnsteuerkarte 2010 kann aber frühestens in 2012 nach Einführung des ELStAM-Verfahrens vernichtet werden. Für Arbeitnehmer, die nur pauschal besteuerten Arbeitslohn bezogen haben, muss keine Lohnsteuerbescheinigung ausgestellt werden, da dieser Arbeitslohn nicht bei der Einkommensteuererklärung berücksichtigt wird. Eine Ausnahme gilt für die nach § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG steuerfreien oder nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal besteuerten Job-Tickets oder Fahrtkostenzuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Diese sind zu bescheinigen, da sie auf die Entfernungspauschale beim Arbeitnehmer angerechnet werden. Steuerklassen Die Steuerklassen sind für die Berechnung der Lohnsteuer entscheidend, da sie sich auf die persönlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers beziehen (§§ 38b Satz 1, 39?d Abs. 1 EStG). Die jeweilige Steuerklasse ist in den Lohnsteuertabellen mit dem für den Arbeitnehmer jeweils geltenden Tarif einschließlich von allgemeinen Pausch- und Freibeträgen (Arbeitnehmerfreibetrag) eingearbeitet. Somit kann der Lohnsteuerabzug durch die angegebenen Werte bzw. Steuerklassen nach der Lohnsteuerkarte 2010 oder der Ersatzbescheinigung für 2011 bei Abgreifen des Bruttobetrags im Regelfall schnell ermittelt werden. Insgesamt gibt es sechs Steuerklassen, die sich nach familiären Verhältnissen oder nach den besonderen Erfordernissen bei mehreren gleichzeitigen Beschäftigungsverhältnissen bestimmen: • Steuerklasse I: Alleinstehende Arbeitnehmer, die ledig, dauernd getrennt lebend oder geschieden sind, und verwitwete Arbeitnehmer, deren Ehepartner nicht erst im Vorjahr verstorben ist. • Steuerklasse II: Arbeitnehmer, welche die Voraussetzungen der Steuerklasse I erfüllen, in deren Haushalt jedoch ein Kind wohnt, für das der Arbeitnehmer einen Kinderfreibetrag erhält, mit Anspruch auf den Entlastungsbetrag für Alleinerziehende. • Steuerklasse III: Verheiratete Arbeitnehmer, wenn der andere Ehepartner keiner Beschäftigung auf Lohnsteuerkarte nachgeht oder wenn auf dessen Lohnsteuerkarte die Steuerklasse V eingetragen ist. Ferner erhalten verwitwete Arbeitnehmer auch noch im Jahr nach dem Tode des Ehegatten die Steuerklasse III. • Steuerklasse IV: Verheiratete Arbeitnehmer, wenn sich beide in einem Beschäftigungsverhältnis befinden und auf beiden Lohnsteuerkarten die Steuerklasse IV eingetragen ist. • Steuerklasse V: Verheiratete Arbeitnehmer, wenn ein Ehegatte nach der Steuerklasse III versteuert wird. • Steuerklasse VI: Arbeitnehmer in einem zweiten oder weiteren Beschäftigungsverhältnis. Die Eintragung der Steuerklasse III auf der LSt-Karte 2010 bzw. Ersatzbescheinigung für 2011 führt stets zu einer Einkommensteuer-Pflichtveranlagung, wenn beide Ehegatten Arbeitslohn bezogen und einer der Ehegatten sich für die Steuerklasse V entschieden hatte. Paare, die in einer eingetragenen Lebenspartnerschaft leben, sind den Ehegatten in Bezug auf die Einordnung zur Steuerklasse bislang nicht gleichgestellt. Bei Änderungen in den familiären Verhältnissen während des laufenden Steuerjahrs, die eine günstigere Steuerklasseneinordnung zur Folge haben, sollte eine Änderung für das Folgejahr bis 30.11. beim Finanzamt beantragt werden. Eine Verpflichtung zur Korrektur der Lohnsteuerkarte besteht aber nicht. Nur in dem Fall, dass im Laufe des Kalenderjahres die Voraussetzungen für die Steuerklasse II entfallen, besteht eine gesetzliche Pflicht, die Eintragung auf der Lohnsteuerkarte ändern zu lassen. Soweit verheiratete und berufstätige Arbeitnehmer bislang die Steuerklassen IV/IV oder III/V gewählt haben, kann seit 2010 das besondere, zusätzliche Faktorverfahren gewählt werden. Dann wird zusätzlich zur Steuerklasse IV auf der Steuerkarte 2010 oder der Ersatzbescheinigung für 2011 ein vom Finanzamt berechneter Faktor eingetragen, der vorab zu einer Lohnsteuerermäßigung führen könnte. Der Verein als Arbeitgeber hat dann diesen Faktor bei Einbehaltung der Lohnsteuer, Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlags für die Steuerklasse IV zu berücksichtigen (§ 39f Abs. 1 EStG). Lohnsteuertabellen Bei den Lohnsteuertabellen wird nach der allgemeinen und besonderen Lohnsteuertabelle unterschieden. Grundsätzlich ist für alle Arbeitnehmer die allgemeine Lohnsteuertabelle anzuwenden. Die besondere Lohnsteuertabelle kommt bei Arbeitnehmern zum Tragen, die in der gesetzlichen Rentenversicherung versicherungsfrei oder auf Antrag des Arbeitgebers von der Versicherungspflicht befreit sind. Ferner bei solchen Arbeitnehmern, denen nach dem Ausscheiden aus dem Beschäftigungsverhältnis eine lebenslängliche Versorgung durch den Arbeitgeber zusteht, oder bei solchen Arbeitnehmern, die nicht der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht unterliegen (§ 10c Abs. 3 EStG). Hierunter fallen beispielsweise Beamte, Werkspensionäre, Vorstandsmitglieder von Aktiengesellschaften und beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Je nach Lohnzahlungszeitraum kommen die Monats-, Wochen- und Tageslohnsteuertabellen zum Einsatz. Die Jahreslohnsteuertabelle wird hauptsächlich bei sonstigen Bezügen angewandt. In den Lohnsteuertabellen sind die Freibeträge für die jeweiligen Steuerklassen eingearbeitet. Hierunter fallen der Grundfreibetrag, Arbeitnehmer-Pauschbetrag, Entlastungsbetrag für Alleinerziehende, die Vorsorgepauschale und der Sonderausgabenpauschbetrag. Wobei es keine offiziellen Lohn- oder Einkommensteuertabellen mehr gibt; diese werden jedoch von den Fachverlagen weiterhin herausgegeben. Legt man das Steuerjahr 2011 zugrunde, so bleibt zur Orientierung nach der allgemeinen Lohnsteuertabelle und der darin erfolgten Berücksichtigung von Pausch- und Rundungsbeträgen in Steuerklasse I ein monatlicher Brutto-Arbeitslohn von bis zu 893,74 Euro vom Steuereinbehalt verschont, in Steuerklasse II 1.024,08 Euro, in Steuerklasse III bis zu 1.692,16 Euro, in Steuerklasse IV 893,74 Euro, in Steuerklasse V 96,08 Euro und in Steuerklasse VI dann nur noch 0,83 Euro. Lohnsteuer-Anmeldung Der Verein als Arbeitgeber muss die vom vereinbarten Bruttogehalt einbehaltene Lohnsteuer, Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag an das zuständige Betriebsstättenfinanzamt abführen. Dafür wird eine Lohnsteuer-Anmeldung erstellt und elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt. Dies geschieht jeweils zum 10. des auf den Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum folgenden Monats (§ 41a Abs. 1 EStG). Soweit dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, verschiebt sich diese gesetzliche Frist auf den nächstfolgenden Werktag (§ 103 Abs. 3 AO). Wird die Frist überschritten, können Verspätungszu¬schläge festgesetzt werden. Entscheidend für den Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum ist die Höhe der Lohnsteuer des Vorjahres. Beträgt diese nicht mehr als 1.000 Euro, ist die Lohnsteuer-Anmeldung jährlich abzugeben. Liegt der Vorjahresbetrag zwischen 1.000 Euro und 4.000 Euro, ist diese vierteljährlich fällig. Bei einer Höhe von mehr als 4.000 Euro gilt der jeweilige Monat als Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum. Neben der Lohnsteuer müssen auch der auf die Lohnsteuer entfallende Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer fristgerecht an das Vereins-Finanzamt abgeführt werden. Dies zur Vermeidung von Säumniszuschlägen (§ 240 AO) bei Überschreitung der vorgegebenen Steuer-Zahlungstermine mit tatsächlich fristgerechtem Eingang beim Finanzamt/der zuständigen Finanzkasse. Der Säumniszuschlag beträgt 1 % des rückständigen Steuerbetrags (dann auf 50 Euro nach unten gerundet). Bei Banküberweisungen gibt es eine besondere Schonfrist: Ein Säumniszuschlag wird nicht erhoben, wenn die Zahlung innerhalb von drei Tagen bei der Finanzkasse eingeht. Bei Scheckzahlungen, soweit überhaupt noch praktiziert, ist zu beachten, dass der Scheck erst drei Tage nach Eingang gutgeschrieben wird. Der Scheck müsste somit spätestens am siebten Tag des Fälligkeitsmonats beim Finanzamt eingegangen sein. Häufig wird die Möglichkeit genutzt, dem Finanzamt unabhängig von dem LSt-Voranmeldungsverfahren für diese Lohnsteuerzahlungen eine Lastschrift-Einzugsermächtigung zu erteilen. Berechnung und Einbehaltung der Sozialversicherung Die Sozialversicherung wird nach den gesetzlich vorgeschriebenen Sätzen und den Sätzen der Krankenkasse, in welcher der jeweilige Arbeitnehmer versichert ist, berechnet. Die Sozialversicherungsbeiträge werden an die Krankenkasse des Arbeitnehmers abgeführt. Bei Minijob-Verhältnissen ist die Minijob-Zentrale die zuständige Einzugsstelle für die Zahlung der Pauschalabgaben.
Posted on: Fri, 25 Oct 2013 06:10:41 +0000
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