Column van 17-07-2013 van de website s10consultancy.nl/columns.htm Vanzelfsprekend? Over: Gebruik en implementatie van computer en techniek Afscheidsavond groep 8 Gisterenavond nam mijn zoon deel aan zijn afscheidsavond van groep 8 van de lagere school. Er was een groots, bijna twee en een half uur durend toneelstuk georganiseerd. Vol passie, emotie en humor wist deze bijzondere en hechte groep de show op te voeren. Een grootse prestatie in een naturel omgeving met alleen ondersteuning van begeleidende muziek, ondanks de mogelijkheden die de techniek tegenwoordig kan bieden. Aan het einde vloeide er diverse traantjes. Ik was blij dat ik bij deze afscheidsavond aanwezig mocht zijn. Flashback De onvermijdelijke flashbacks kwamen naar voren. Het lijkt ergens nog zo kort geleden dat ikzelf een toneelstukje voor alle ouders aan het einde van de zesde klas opvoerde. Een platenspeler waarop een singeltje van André van Duin draaide en wij ons best deden om te playbacken en gekke gezichten te trekken. Feitelijk een vergelijkbare setting maar wat was de tijd anders! Bijsluiter Tegenwoordig hebben nog maar weinig kinderen van een platenspeler gehoord. Omgekeerd kon ik in die tijd niet vermoeden dat er ooit iets als CD spelers of iPods zouden bestaan. Waar nu iPad-klassen bestaan en standaard veel op de computer wordt gewerkt, kwamen wij op school niet verder dan pen en papier. Computer en techniek zijn werkelijk op alle niveaus in onze samenleving geïntegreerd geraakt. Mijn zoons leren eigenhandig omgaan met de moderne techniek, het heeft voor hen immers altijd al bestaan. Het lijkt dan ook allemaal automatisch te gaan en gezien te worden als een vanzelfsprekendheid. Onze generatie heeft de techniek ingevoerd en ontwikkeld zien worden en wij hebben er op latere leeftijd mee leren omgaan. Lang niet altijd begeleid door een “bijsluiter”. Bijwerkingen De computer maakte een serieuze opmars in het bedrijfsleven in de jaren negentig. De ‘sky’ leek de ‘limit’, maar tegelijkertijd waren er vele limitaties aan de computers en de computer programma’s. Veel processen in organisaties werden hierbij ingericht aan de hand van de beperkingen van de automatisering. De organisatie leek in dienst te staan van de automatisering in plaats van andersom en de werkwijze werd gedicteerd door de techniek. Een vanzelfsprekend voorbeeld is de introductie van de e-mail. Wij leerden e-mail te gebruiken als een geweldig en vanzelfsprekend middel om te kunnen communiceren in de afwezigheid van de ander. E-mailcommunicatie werd op zichzelf dan ook vanzelfsprekend. Wie had echter kunnen voorspellen dat er zaken als e-mails stress, infomania, ‘continuous partial attention syndrome’, ‘attention deficit trait’ en allerlei andere “bijwerkingen” zouden kunnen ontstaan? Veel mensen lieten hun agenda prioriteren door de toegezonden e-mails op ‘first in first out’ basis. Het hebben van een lege mailbox werd een doel op zich en is vaak niet in lijn met de doelstellingen van de organisatie zelf. Een niet vanzelfsprekend probleem als gevolg van de introductie van techniek wat nog steeds deze dagen een probleem is maar lang niet overal wordt (h)erkend. Vanzelfsprekend of toch niet? De technologie dient in dienst te staan van de organisatie, van de mensen en van de bedrijfsprocessen. De technologie dient ondersteuning te bieden en die informatie aan te leveren welke benodigd is om de organisatie effectief te kunnen runnen. De techniek dient zich aan te passen aan de organisatie en niet de organisatie dient zich aan te passen aan de (on)mogelijkheden van de techniek. Dit lijkt een vanzelfsprekendheid als dit zo gesteld wordt doch is dit allerminst vanzelfsprekend. Naast recente gepubliceerde voorbeelden in de media, zie ik zelf ook regelmatig voorbeelden de revue passeren van deze niet vanzelfsprekendheid. Gevolg is klagende medewerkers over de opgelegde werkwijze, de verwerkingsprocessen die veel meer tijd kosten alsook het opvragen van informatie meer moeizaam verloopt. Er zijn vele oorzaken te noemen variërend van het implementeren van verouderde specificaties tot software en hardware die niet voldoet alsook mismanagement. In maatwerkprojecten is een van de aspecten het niet goed betrekken van de eindgebruikers of in zijn algemeenheid te weinig communicatie met de klant. Maar ook softwareontwikkelaars die denken de requirements van de eindgebruikers te begrijpen en met hun vanzelfsprekende technische visie aan de slag gaan. Ook wordt er regelmatig begonnen met het selecteren van een softwarepakket, een vanzelfsprekendheid vanuit de directie. Niet vanzelfsprekend; consequenties en paradoxen Hoe vanzelfsprekend een computer, de beschikbare techniek, de software alsook de (game)devices in de ogen van de jeugd tegenwoordig ook is, de implementatie van computer software en techniek is dit niet. Zoals in het eerder genoemde e-mail voorbeeld, een ieder weet hoe hij moet e-mailen maar tegelijkertijd weet bijna niemand hoe hij correct met e-mail moet omgaan. Dit eenvoudige gegeven leidt een aantal paradoxen: 1.Doordat e-mail zo efficiënt is, is e-mail niet efficiënt; 2.Door het zenden van informatie ter informatie, informeer je niet; 3.Nooit eerder hebben we zo snel zoveel informatie kunnen opzoeken, maar nog nooit zijn we zo slecht geïnformeerd geweest als vandaag; 4.We doen minder omdat we proberen zoveel als mogelijk te doen; 5.Door het streven naar meer productiviteit wordt productiviteit opgeofferd. Deze paradoxen kunnen in lijn met de eerder genoemde “bijwerkingen” als e-mails stress, infomania, ‘continuous partial attention syndrome’ en ‘attention deficit trait’ gelezen worden. Goed kan beter Sinds de lagere school is er veel, heel veel veranderd. Ik neig te zeggen veel ten goede echter ook goed kan beter. Computers worden tegenwoordig als een vanzelfsprekendheid gezien echter is de omgang met computers en software lang niet altijd vanzelfsprekend. Soms wordt een applicatie verkeerd aangewend, soms voldoet een applicatie simpelweg niet, soms kan er niet goed door de gebruiker met een applicatie gewerkt worden. Deze zaken kunnen leiden tot inefficiënt werken, stress en kan een serieuze impact hebben op klanten en leveranciers. Ook al lijkt een organisatie goed te functioneren, als deze zaken geadresseerd worden en er een bewustwording optreedt, kan het nog beter. Meerdere niet vanzelfsprekende aspecten om naar beter te gaan Er zijn vele zaken welke binnen organisaties verbeterd kunnen worden. In iedere organisatie treedt wel verspilling op, zo zijn er bijvoorbeeld redundante processen, zijn er procedures beschreven die geen bijdrage aan de bedrijfsdoelstelling leveren, worden resources niet optimaal benut of zijn er bottlenecks. Deze liggen lang niet altijd voor de hand. S10 consultancy® kan u ondersteunen in het analyseren van uw organisatie en u adviseren in de verbeteringen om van goed naar beter te gaan. Wij stellen de mensen en de klanten voorop. Dit is een vanzelfsprekendheid waar u wel vanuit mag gaan.
Posted on: Thu, 18 Jul 2013 12:48:27 +0000