Kick-Off Meeting by Pipat Wongwiwat E.35 in Construction Variety bi-monthy magazine, regular column "Construction Management" After formation of the project team the project manager calls the first team meeting, commonly called the kick-off meeting. It is one of the most important meetings in project management and is held prior to starting any work. The purpose of the kick-off meeting is to get the team members together to identify who is working the project and provide them with the base of knowledge about the project so they will feel like they are a part of the team. It is important for the project manager to fully understand the project objectives, needs, budget, and schedule and to transmit this information to team members early in the project. In particular the scope of work must be closely reviewed. The kick-off meeting allows the team to set priorities, identify problem areas, clarify member responsibilities, and to provide general orientation so the team can act as a unit with a common set of goals. At the meeting the project manager should present the project requirements and the initial work plan, discuss working procedures, and establish communication links and working relationships. Every effort should be made to eliminate any ambiguities or misunderstandings related to scope, budget, and schedule. These three elements of a project can not be changed without approval of both the project manager and the owner’s representative. Prior to the meeting the project manager should prepare general project information data, including the project name (that will be used for all documents and correspondence), project location, job account number, and other information need by the project team. Standard, codes and regulations, policies, procedures, and any other requirements should also be presented. It is important to provide this information to key people on the project so they feel that they are a part of the team. The project manager should visit with key team members prior to the meeting to identify and resolve any peculiar problem and clarify any uncertainties. In general the meeting is short in duration, but it is the first step in understanding what needs to be done, who is going to do it, when it is to be done, and what the costs will be. This is not the design meeting but an orientation meeting. The project manager must keep the meeting moving and not yet overly involved in details. Minutes of the meeting must be recorded and distributed to team members. In particular, there should be documentation of the information that is distributed, the agreements among the team members and the identification of the team concerns or questions that require future action by the project manager or team member. There are three important purposes of the kick-off meeting: to orient team members regarding project objectives and needs, to distribute the project’s manager’s overall project plan, and to assign to each team member the responsibility of preparing work packages for the work packages for the work required in his or her area of expertise. Work packages should be prepared and returned to the project manager within an appropriate duration of the kick-off meeting. To facilitate orderly conduct of the meeting and to ensure that important items are covered, the project manager should arrange a checklist for the kick-off meeting as follows. 1. Review the agenda and purpose of the meeting. 2. Distribute the project title, account number, and general information needed by the project team. 3. Introduce team members and identify their areas of expertise and responsibility. 4. Review project goals, needs, requirements, and scope(including guidelines, limitations, problems) 5. Review project feasibility estimate of the owner and the approved budget for the project team 6. Review project preliminary schedule and milestones 7. Review initial project work plan: How to handle design/procurement/construction 8. Discuss assignments to team member: Ask each member of team------------ who? To review the scope of work required in their area--------- what? To develop a preliminary schedule for their work ------ when? To develop and preliminary estimate for their work --------- how much? การจัดให้มีการประชุมโครงการครั้งแรกร่วมกับทีมงานเปรียบเสมือนการ “เขี่ยลูกบอล (kick-off)” ซึ่งถือเป็นการประชุมเปิดโครงการที่สำคัญที่สุดในการบริหารโครงการ คณะทำงานของโครงการฯ ได้พบกันอย่างเป็นทางการเป็นครั้งแรกเพื่อให้ทราบว่ามีใครบ้างที่จะมีส่วนร่วมในการทำงานและชี้แจงให้คณะทำงานทราบถึงข้อมูลภาพรวมของโครงการฯ ให้ทุกคนมีความรู้สึกร่วมเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ ผู้จัดการโครงการจะเป็นบุคคลสำคัญที่เข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับ วัตถุประสงค์และความต้องการของโครงการฯ ตลอดจนงบประมาณ แผนงานก่อสร้าง และสามารถถ่ายทอดรายละเอียดให้คณะทำงานได้เข้าใจขอบเขตงานภาพรวมในเบื้องต้น การประชุมโครงการฯครั้งแรกนี้ จะเป็นการประชุมที่มีการกำหนดลำดับความสำคัญของงานต่างๆ ระบุให้เห็นปัญหาและอุปสรรคต่างๆที่คาดว่าจะเกิดขึ้นเพื่อหาแนวทางป้องกันหรือแก้ไขได้ รวมทั้งมีการชี้แจงแนวทางการทำงานและมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างชัดเจนให้แต่ละคนเพื่อให้เกิดความเข้าใจและทำงานร่วมกันเป็นทีมมุ่งสู่เป้าหมายเดียวกัน ผู้จัดการโครงการจะชี้แจงถึงความต้องการและแผนการทำงานเบื้องต้นของโครงการฯ ปรึกษาหารือเกี่ยวกับลำดับขั้นตอนของงาน กำหนดทิศทางและผังการติดต่อประสานงานระหว่างกันในคณะทำงาน ให้เกิดการประสานงานเป็นไปอย่างราบรื่นไม่ซ้ำซ้อน หลีกเลี่ยงการ “ประสานงา” หรือความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนเกี่ยวกับองค์ประกอบของงานที่สำคัญที่สุดได้แก่ ขอบเขตงาน งบประมาณ และกำหนดระยะเวลา ในระหว่างการดำเนินโครงการฯ องค์ประกอบหลักของโครงการฯนี้จะไม่มีการเปลี่ยนแปลงจนกว่าจะได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการโครงการร่วมกับตัวแทนผู้รับมอบอำนาจจากเจ้าของโครงการฯ ในการเตรียมการก่อนการประชุมเปิดโครงการฯ ผู้จัดการโครงการจะเป็นผู้จัดเตรียมข้อมูลเบื้องต้นต่างๆ ที่จำเป็นในการชี้แจงผู้เข้าร่วมประชุม ประกอบด้วย ชื่อของโครงการ(ซึ่งต่อไปจะใช้อ้างอิงในเอกสารต่างๆของโครงการฯ) สถานที่ก่อสร้าง หมายเลขบัญชีงานต่างๆ มาตรฐานและข้อกำหนดของราชการ ที่ควรทราบต่างๆ เป็นต้น ผู้จัดการโครงการควรมีการพบปะกับแกนนำคนสำคัญของคณะทำงานเป็นการล่วงหน้าก่อนการประชุมเปิดโครงการ เพื่อชี้แจงทำความเข้าใจในประเด็นเฉพาะ พร้อมหาข้อสรุป การประชุมโครงการฯครั้งแรกนี้เป็นการประชุมซักซ้อมความเข้าใจก่อนเริ่มโครงการฯ ผู้จัดการโครงการฯ มีบทบาทสำคัญในการดำเนินการกำกับให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น โดยไม่ควรลงลึกในรายละเอียดมากเกินไป หลังการประชุมจะต้องมีการจัดทำรายการการประชุมและเอกสารที่เกี่ยวข้องแจกจ่ายผู้เข้าร่วมประชุมและฝ่ายต่างๆ ที่ควรต้องรับทราบ เพื่อให้เกิดความแน่ใจว่ามีความเข้าใจถูกต้องตรงกัน เพื่อให้ง่ายต่อการดำเนินการประชุมและมั่นใจว่ามีข้อมูลครบถ้วนในการชี้แจงคณะทำงานโครงการฯ ผู้เขียนจึงได้สรุปรายการตรวจสอบกันลืมเพื่อเป็นแนวทางโดยสังเขป ในการจัดเตรียมการเอกสารประชุมดังต่อไปนี้ 1. ทบทวนหัวข้อวาระการประชุมและจุดประสงค์ในการประชุมเริ่มโครงการ 2. กำหนด ชื่อโครงการ หมายเลขบัญชีกลุ่มงาน และข้อมูลทั่วไปที่จะทำให้เห็นภาพโดยรวมของโครงการฯ 3. แนะนำทีมงาน หน้าที่รับผิดชอบและคุณสมบัติของทีมงาน 4. ทบทวนองค์ประกอบของโครงการได้แก่ เป้าหมาย ความต้องการ ขอบเขตงาน ข้อจำกัด ปัญหาและอุปสรรคที่คาดว่าจะมี เป็นต้น 5. ทบทวนรายงานการศึกษาความเป็นไปได้และความเป็นมาเกี่ยวกับการพิจารณาอนุมัติงบประมาณของโครงการฯ 6. ทบทวนแผนงานและกำหนดจุดเริ่มและเสร็จของงานสำคัญๆ 7. ทบทวนแผนโครงการฯ ในการดำเนินการการออกแบบ การจัดซื้อจัดจ้างและการก่อสร้าง 8. กำหนดมอบหมายงานให้คณะทำงานว่า “ใคร?” ต้องทำอะไร มีขอบเขตอำนาจความรับผิดชอบ “อะไร?”บ้าง และจะต้องเริ่มทำภายในกรอบเวลา “เมื่อไร?” ภายในกรอบงบประมาณที่ได้รับการอนุมัติ “เท่าไร?”
Posted on: Sun, 11 Aug 2013 15:50:26 +0000
Trending Topics
Recently Viewed Topics
© 2015