Número 25/2013 Fecha 30/08/2013 Tipo de Informe Informe Final de Auditoría Unidad CGR Regional Valparaíso Servicio MUNICIPALIDAD DE NOGALES Nivel Regional Región Valparaíso Sector Municipios y Corporaciones de la Región Nombre de Informe INFORME FINAL 25-13 MUCIPALIDAD DE NOGALES SOBRE EXAMEN DE CUENTAS - AGOSTO 2013 Destinatarios REMITE INFORME FINAL 25-13 MUNICIPALIDAD DE NOGALES - AGOSTO 2013, -- REMITE INFORME FINAL 25-13 MUNICIPALIDAD DE NOGALES - AGOSTO 2013, -- REMITE INFORME FINAL 25-13 MUNICIPALIDAD DE NOGALES - AGOSTO 2013, -- REMITE INFORME FINAL 25-13 MUNICIPALIDAD DE NOGALES - AGOSTO 2013, FISCALIA NACIONAL ECONOMICA - VALPARAISO, FISCAL ADJUNTO DE LA CALERA Objetivos La fiscalización tuvo por objeto practicar un examen de cuentas a los desembolsos del período comprendido entre el 1 de enero de 2011 y 31 de diciembre de 2012. La finalidad de la revisión fue determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentación de respaldo y la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad. Todo lo anterior, en concordancia con la Ley de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República. Universo Cabe señalar, como cuestión previa, que la madrugada del 26 de septiembre de 2012 se produjo un incendio en las dependencias de la Municipalidad de Nogales, afectando las oficinas de los Departamentos de Informática, Rentas, Control, Adquisiciones y Movilización. Como consecuencia de lo anterior, a la data de inicio de esta auditoría la entidad edilicia no contaba con registros computacionales de los hechos económicos y financieros del período auditado, requiriendo esta Entidad de Control todos los decretos de pago existentes y sus respectivos comprobantes que justificarían los desembolsos de los años 2011 y 2012, con la finalidad de reconstituir la información del referido período. Efectuado el corte documental, previa revisión de la correlatividad de los decretos de pago, se procedió a generar una base de datos que permitió identificar un total de 1.741 y 1.420 decretos de pago correspondientes a los años 2011 y 2012, respectivamente, por las sumas de $3.090.506.246 y $3.195.896.762, en cada caso. Muestra Del universo se examinó, a través de un sistema de muestreo analítico, un total de 1.498 operaciones, por el monto de $1.416.876.190, equivalente a un 22%. Conclusiones o Dictamen Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo de la presente auditoría, es posible concluir que: 1. Se constató que la Unidad de Control Interno de ese Municipio no veló por dar cumplimiento efectivo al rol que la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, le impone, en cuanto a realizar la auditoría operativa interna con el objeto de fiscalizar la legalidad de su actuación; controlar la ejecución financiera y presupuestaria municipal, y representar al Alcalde los actos municipales que estime ilegales, esto por cuanto, no exhibe el resultado de un examen crítico, sistemático y permanente del sistema de control interno de la entidad o parte de ella, con el fin de verificar la eficacia, eficiencia y economicidad de su gestión administrativa. En cuanto al control de la ejecución financiera y presupuestaria de la entidad, no se advierten antecedentes que acrediten que esa unidad haya dado cumplimiento a su obligación de representar al Concejo de los déficits del presupuesto del municipio, y al Alcalde, la ilegalidad de que adolecen los actos que fueron sometidos a su consideración durante el año 2012, los cuales fueron observados por este Organismo de Control según consta en el acápite sobre examen de cuentas del cuerpo del presente informe. 2. La Dirección de Obras y otras oficinas, no disponen de procedimientos de control que le permitan constatar la efectividad de la ejecución de trabajos de mantención y reparación en las dependencias municipales, mantención de vehículos y obras de agua potable, entre otras, incumpliendo de esa forma lo establecido en artículo 24 de la ley N° 18.695. 3. La Municipalidad de Nogales no cuenta con un reglamento interno en el cual se establezca y regule la estructura, organización, responsabilidades y funciones a nivel general y específico, de acuerdo a lo exigido en el artículo 31 de la ley N° 18.695; ni con un manual que describa los procedimientos, métodos y principales rutinas administrativas relacionadas con los procesos asociados al registro y control presupuestario y financiero, manejo de la disponibilidad financiera, entrega y rendición de fondos en efectivo, gastos de representación, ayudas sociales, aprobación y rendición de viáticos, gastos de combustible, entre otros. 4. El municipio no cuenta con mecanismos confiables de control que permitan verificar, cotejar y constatar la correlatividad de los decretos de pago mediante los cuales se ordena la erogación y el correspondiente cumplimiento de sus obligaciones, como asimismo el resguardo de tales documentos. 5. La municipalidad paga en efectivo diversas obligaciones y aportes asociados a sus operaciones habituales, tales como, facturas a proveedores, servicios básicos, remuneraciones, viáticos, honorarios, becas, ayudas y aportes a personas naturales, entre otros, procediendo para ello, a girar cheques a nombre de funcionarios y contratados a honorarios, quienes proceden a su cobro por caja, todo lo cual resulta improcedente y no guarda armonía con las normas sobre administración financiera. 6. Se determinó que los decretos de pago carecen de la documentación de respaldo que permita comprobar el efectivo cumplimiento de las obligaciones, vulnerando lo establecido en los artículos 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, y 59 de la ley N° 10.336. Asimismo, que en éstos no se consignan las firmas del Alcalde, Tesorero Municipal, Encargado de la Unidad de Control, Jefe de la Unidad de Finanzas y Secretario Municipal, no obstante que en tales documentos está el lugar habilitado para ello. 7. La municipalidad no ha dado cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 2 letra e) de la resolución exenta N° 11.629, de 1982, de la Contraloría General de la República, que imparte instrucciones al sector municipal sobre manejo de cuentas corrientes bancarias, toda vez que se constató que no ha informado 6 cuentas corrientes a esta Entidad de Control. 8. El municipio no había preparado las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes municipales que a continuación se indican, en contravención a lo dispuesto en la letra e) del numeral 3, del precitado oficio N° 11.629, de 1982, en cuanto a que las conciliaciones de los saldos contables con los saldos certificados por las instituciones bancarias, deberán ser practicadas a lo menos una vez al mes. 9. Se determinaron diversos incumplimientos a la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios y su reglamento, tales como la falta de elaboración del plan anual de compras de los bienes y manual de procedimientos de adquisiciones, debidamente sancionado por la autoridad edilicia; adquisiciones por medio de trato directo que no fueron debidamente fundamentadas en los correspondientes decretos alcaldicios, lo cual también fue observado respecto de adquisiciones efectuadas fuera del sistema de compras públicas, financiadas con recursos entregados a través de giros globales. 10. La entidad edilicia autorizó adquisiciones de bienes y servicios de consumo a través de fondos globales en dinero en efectivo a disposición de funcionarios, vulnerando lo dispuesto en los decretos N°s 1.593, de 2010 y 1.802, de 2011, ambos del Ministerio de Hacienda, al constatarse que los gastos asociados a cada giro excedieron las cinco unidades tributarias mensuales que esas disposiciones establecen. 11. Debilidades de control en las bitácoras de los vehículos municipales, las cuales no registran toda la información necesaria para poder comprobar el efectivo cumplimiento de los cometidos, de acuerdo con lo previsto en el oficio circular N° 35.593, de 1995, de este Organismo Fiscalizador. 12. No se acredita debidamente, por el respectivo funcionario o concejal, el efectivo cumplimiento de los cometidos funcionarios que dan origen a viáticos, como tampoco consta la correspondiente visación de la jefatura directa. 13. No se han enviado a trámite de registro los actos administrativos que señala el oficio N°15.700 de 2012, de esta Contraloría. 14. La Municipalidad de Nogales efectuó diversos desembolsos durante el período auditado, los cuales no fueron debidamente acreditados. Asimismo, se constataron gastos improcedentes tales como alimentos a diversas familias, grupos de vecinos, instituciones con o sin motivo de una celebración o beneficencia, regalos a funcionarios municipales por fiestas patrias, colaciones, mercaderías, colaciones y almuerzos a funcionarios municipales, arreglos florales, tortas, servicios de coctelería y banquetería, atenciones de dirigentes por el día de la madre, reuniones almuerzo, entre otros. 15. Se constató el giro de cheques a nombre de funcionarios municipales, los cuales fueron cobrados por caja; decretos de pago inexistentes y en general, falta de acreditación y respaldo de numerosos desembolsos efectuados. En efecto, como resultado del examen de cuenta practicado se constató que en los años 2011 y 2012, la Municipalidad de Nogales no acreditó a través de documentos, la legalidad de gastos correspondientes a cheques cobrados por caja por un total de $ 454.966.054, entre los cuales, según el Libro Banco del municipio, había anulado 112 cheques por la suma de $85.646.703. A lo anterior se agrega, que el municipio extendió cheques por la suma de $ 245.743.129, a nombre de don Aníbal Urbina Jeldes, encargado de Recursos Humanos, quien procedió a cobrarlos por caja en las sucursales del Banco Estado de la comuna de Nogales y La Calera; a ellos se agregan otros 27 cheques, girados a nombre del mismo funcionario, por concepto de "Fondos a Rendir" por la suma de $ 63.160.093; además de 36 decretos de pago, por un total de $116.404.654, todos ello sin la documentación de respaldo que acredite efectivamente el uso o cumplimiento de los fines para los que fueron entregados los fondos, declarando el citado funcionario, que de los cheques girados a su nombre y cobrados por caja, durante el año 2012, destinó un gran parte de éstos a la compra de alimentos y bencina utilizada para el traslado de personas entre las localidades de El Melón y Nogales, convocatoria de shows con participación y pago de artistas, humoristas, ayudas directas a integrantes de juntas de vecinos y trabajos solicitados por la comunidad, todo ello, previamente comprometido por el alcalde de la comuna, don Óscar Cortés Puebla, en el contexto de su campaña política para la reelección como alcalde en ese año, como también, según declaró, al pago de "favores políticos", esto es, entrega de dinero en efectivo a personas de la comuna de Nogales que manifestaron haber votado por el citado edil. 16. Se comprobaron cheques extendidos a nombre del señor Aníbal Urbina Jeldes, por la suma de $ 81.953.466, para el pago en efectivo del personal contratado a honorarios, no obstante el monto que justifican las boletas de los decretos de pago es de $ 56.701.868, determinándose de esa forma una diferencia de $ 25.251.598, que carece de justificación y respaldo legal. 17. Cinco cheques fueron cobrados por caja en el año 2012, por el contratado a honorarios, don Javier Lillo Salinas, por la suma de $19.300.000, pero que según los registros del Libro Banco, habían sido girados para pagar facturas de las empresas CHILQUINTA S.A. o ESVAL S.A., a lo que don Esteban Pizarro Yáñez, Director de Finanzas del Departamento de Salud de Nogales, declaró que tales desembolsos fueron destinados para "pagar favores". 18. En los años 2011 y 2012, el municipio emitió a diversos funcionarios municipales un total de 149 decretos de pago por concepto de "Fondos a Rendir" por la suma $31.562.026, que carecen de documentos que acrediten la legalidad y veracidad de los gastos. 19. El municipio imputó a la cuenta 24-01- 007 "Asistencia Social a Personas Naturales", durante los años 2011 y 2012, un total de $ 93.619.394, los cuales previo cobro de un giro global a nombre de un determinado beneficiario o proveedor, habrían sido entregados a sus beneficiarios; sin embargo, la entidad no acreditó documentos mercantiles que respalde la compra de las especies o insumos que comprendía la ayuda. 20. Para el período 2012 se identificaron 21 decretos de pago, por un total de $ 71.750.573, los cuales no adjuntan documentación sustentatoria que respalde la legalidad de los diversos conceptos de gastos empleados por el municipio. 21. Gastos por concepto de combustible, que carecen de sustento legal, por la suma de $7.950.886, comprobándose que fueron autorizados por el alcalde como "ayuda social", no obstante carecer de un informe social, para trasladar personas particulares en vehículos de la institución; y $69.348.342, por concepto de almuerzos y servicios de banquetearía, cenas, cócteles y similares, para la realización de diversos eventos desarrollados por distintas agrupaciones de vecinos de la comuna, por los cuales el municipio acompaña documentación que no permite acreditar su legalidad y veracidad. En mérito de lo anterior, este Organismo de Control procederá a formular reparo por cada una de las sumas observadas en el presente informe, de conformidad con el artículo 95 y siguientes de la ley N° 10.336, sin perjuicio del correspondiente sumario administrativo que instruirá en esa entidad. Finalmente, para aquellas observaciones que se mantienen, se deberá remitir el "Informe de Estado de Observaciones", de acuerdo con el formato adjunto en el Anexo N° 14, en un plazo máximo de 30 días hábiles, a partir del día siguiente de la recepción del presente documento, informando las medidas adoptadas y acompañando los antecedentes de respaldo respectivos. Documentos Adjuntos INFORME FINAL 25-13 MUCIPALIDAD DE NOGALES SOBRE EXAMEN DE CUENTAS - AGOSTO 2013.pdfINFORME FINAL 25-13 MUCIPALIDAD DE NOGALES SOBRE EXAMEN DE CUENTAS - AGOSTO 2013.pdf
Posted on: Wed, 04 Sep 2013 03:37:48 +0000
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