Vaga Urgente - Secretária Administrativa Descrição das Atividades do ocupante do cargo: (HABILIDADES): Executar tarefas de apoio aos gerentes e equipe, envolvendo atendimento e filtragem de ligações telefônicas, organização de agenda, datilografia, redação de correspondência, preparação de relatórios, apoio aos executivos comerciais (suporte de vendas), orçamentos, fechamentos e resolução de problemas adversos. Propor novas ideias e melhorias para a empresa. Necessário ter experiência na área administrativa e com clientes. Atuação junto às áreas Financeira, Comercial, de Compras, Vendas, Marketing e Recursos Humanos. Atribuições do cargo: • Receber ligações telefônicas destinadas a seu departamento, filtrando os assuntos e encaminhando a ligação conforme a disponibilidade dapessoa procurada, dando a solução mais apropriada em cada caso. • Fazer ligações externas e internas, diretamente ou através da telefonista, transferindo a ligação para o solicitante ou transmitindo o recado quando necessário. • Preparar correspondências, tabelas, comunicados e outros documentos, bem como providenciar a reprodução e circulação dos mesmos. • Organizar e manter registros da agenda dos gerentes, dispondo horários de reuniões, avisando as pessoas participantes previamente sobre datas e horários. • Atender ao público interno e externo, identificando os visitantes e os assuntos a serem tratados, para o encaminhamento aos respectivos setores da empresa. • Providenciar o pagamento de compras efetuadas pelo seu setor, bem como solicitar adiantamentos para despesas de viagem, preparando os respectivos relatórios de despesas efetuadas para prestação de contas. • Diligenciar reservas de passagens aéreas e hotéis, reserva de automóvel, adiantamentos de numerário e outras providências necessárias para viagens. • Abrir malotes internos e externos, verificando os destinatários e providenciando a entrega das correspondências aos respectivos destinatários em tempo hábil. • Organizar e manter o arquivo do departamento, para a guarda de documentos e facilidade de consulta. • Realiza serviços administrativos em geral. • Saúda visitantes, buscando atender da melhor maneira. • Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da reunião. • Toma ditados usando taquigrafia ou gravador. • Realiza pesquisas e prepara documentos. • Solicita ou compra material de escritório • Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários. Interessados encaminhar curriculos para: oportunidadesderhpe@gmail
Posted on: Wed, 07 Aug 2013 14:13:42 +0000
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