Porto Alegre - RS: Secretária CBO: 2523-05 Superior Imediato: Diretor Presidente Cargos Subordinados: Diretor Executivo, Diretor Operacional, Diretor Comercial Setor: Administrativo Síntese do Cargo Assessorar os diretores no desempenho de suas funções. Atendendo pessoas (cliente externo e interno). Gerenciar informações. Elaborar documentos. Controlar correspondência física e eletrônica. Organizar eventos e viagens. Gerir suprimentos. Arquivar documentos físicos e eletrônicos. Descrição das Atividades 1. Assessorar os diretores 1.1 Administrar agenda do(s) diretor(s); 1.2 Despachar com o(s) diretor(es); 1.3 Colher assinatura para documentos; 1.4 Priorizar compromissos e ligações telefônicas; 1.5 Marcar e cancelar compromissos; 1.6 Administrar e monitorar pendências. 2. Atender aos clientes 2.1 Recepcionar pessoas; 2.2 Fornecer informações; 2.3 Atender pedidos e solicitações; 2.4 Atender, filtrar e fazer ligações telefônicas; 2.5 Anotar e transmitir recados. 3. Gerenciar informações 3.1 Direcionar informações; 3.2 Manter atualizado o banco de dados/ documentos administrativo; 3.3 Acompanhar processos administrativos; 3.4 Reproduzir documentos; 4. Organizar Viagens 4.1 Providenciar passagens, hospedagem , pagamentos de despesas e transporte local. 5. Gerir Suprimentos 5.1Recarga de cartuchos; 5.2 Cotação de orçamento para compras de móveis e materiais de escritório; 5.3 Levantar necessidades e comprar material de escritório, material de Limpeza e higiene; 5.4 Cotar preços para compra de móveis, materiais de escritório; 5.5 Formular pedidos de compra; 5.6 Requisitar e conferir material; 5.7Acompanhar contratos e garantias; 6. Arquivar documentos físicos e eletrônicos 6.1 Identificar o assunto; 6.2 Identificar a natureza do documento; 6.3 Determinar a forma de arquivo; 6.4 Classificar, ordenar e cadastrar documentos; 6.5 Arquivar correspondência; 6.6 Administrar e atualizar arquivos. 7. Postagem de correspondências e Autenticação de documentos no cartório. 8. Contratar serviços de terceiros. 9. Responsável por passar para faxineira as demandas de limpeza das salas. 10. Organização da sala de reunião e sala do diretor presidente. Requisitos Técnicos Mínimos Cursando ensino superior em secretariado ou curso técnico em secretariado e/ou áreas afins. Conhecimentos em Microsoft Office (Windows, Excel, Power point e outros). Experiência de, no mínimo, 1 ano. Requisitos Desejáveis Habilitação CNH B Competências Pessoais Adaptar-se à mudanças; Demonstrar dinamismo; Demonstrar senso de organização; Trabalhar sob pressão; Demonstrar iniciativa; Contornar situações adversas; Demonstrar discrição; Trabalhar em equipe; Demonstrar capacidade de comunicação; Demonstrar paciência. Cvs para [email protected]
Posted on: Thu, 14 Nov 2013 13:50:54 +0000
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