5 redenen voor een clean desk policy ‘Het is hoe dan ook belangrijk dat je aan je personeel duidelijk maakt waarom je een Clean Desk Policy invoert’, zegt Anke Algera, eigenaar van Brisk Advies, een consultancybureau gespecialiseerd in timemanagement en werkplekorganisatie. ‘Er zijn nog heel veel mensen die het fijner vinden werken als ze allerlei spullen op het bureau hebben liggen. En ook organiseren veel mensen hun werk door met stapeltjes te werken.’ Maar uiteindelijk zal de weerstand tegen clean desk vrij snel afnemen, mits je voor een goede opvang en begeleiding hebt gezorgd. Zorg dat de ICT-systemen aansluiten en dat mensen weten hoe ze met clean desk kunnen werken. Het blijft van belang dat je je beleid goed weet uit te leggen. Maar als manager weet je zelf al: je voert geen beleid voor de lol en ook de keuze voor een clean desk policy heb je niet voor niets gemaakt. Algera zet enkele mogelijke argumenten voor een clean desk policy op een rij: Uitstraling naar de klant Ieder bedrijf wil zich op een bepaalde manier presenteren naar de klant toe: professioneel, nauwkeurig, representatief. Maar in het geval van clean desk mag het in eerste instantie lijken op iets puur cosmetisch (namelijk lege, ordelijke bureaus), er schuilt volgens Algera nog iets anders achter. Iets veel belangrijkers, wat voor de klanten van bepaalde bedrijfstakken van groot belang kan zijn: op rommelige bureaus wil nog wel eens gevoelige informatie bevatten. ‘Dat soort informatie wil je niet open en bloot rond laten slingeren, en al helemaal niet waar andere mensen langslopen.’ Een potentiële klant die veel waarde hecht aan zijn gegevens zal niet onder de indruk zijn van openliggende klantendossiers en geopende post op de bureaus terwijl de medewerker in kwestie een stuk verderop staat te beppen bij de waterkoeler. Voor flexwerken is het een must Steeds meer bedrijven werken met flexibele werkplekken. Dan is het logisch dat iedereen zijn boeltje weghaalt, zodat anderen zonder problemen op dezelfde plek aan de slag kunnen. ‘Iedereen moet overal kunnen inloggen, dus het bureau moet schoon achter worden gelaten’, zegt Algera. Het is dan niet collegiaal om die vuile koffiemokken, het volgetekende kladpapier en de iPod-oortjes te laten slingeren. Het is makkelijker schoon te maken Eigenlijk is dit een vrij eenvoudig argument: Schoonmakers kosten geld, en hoe langer ze bezig zijn met poetsen, des te gepeperder de rekeningen voor het bedrijf zullen zijn. ‘Ik vind het makkelijker schoonhouden zelf een vrij belangrijk punt’, zegt Algera. Ruim die rommel dus op. Van papier naar digitaal Vergis je niet: de clean desk policy gaat ook het een en ander van jouw organisatie en jouw manager eisen. ‘Veel mensen lezen liever van papier, waaronder ikzelf’, zegt Algera. Maar uiteindelijk heeft digitaal ook veel voordelen. Meerdere mensen kunnen in hetzelfde document werken en annotaties zijn duidelijker; zet die track changes aan en je kunt los. Als je flexibele werkplekken wilt, is clean desk een must Dat legt wel direct de eisen bloot die aan jouw organisatie worden gesteld, en je zult je mensen moeten overtuigen dat ze best zonder papier kunnen werken. ‘In een digitaal archief kun je zoeken op trefwoorden, maar het moet ook binnen één, twee of drie klikken bereikbaar zijn. Je moet er dus voor zorgen dat je een voor iedereen logisch en gemakkelijk toegankelijk informatiesysteem hebt ingericht waardoor je geen papier meer nodig hebt’, zegt Algera. ‘Alle stukken die nu worden aangemaakt, staan hoe dan ook ergens digitaal.’ Organisatie is voor iedereen duidelijk Tot slot merkt Algera op dat iedereen weliswaar een eigen manier heeft van organiseren, maar dat de meest universele organisatie toch het opruimen van de spullen is, daar waar ze horen, op een centrale, voor iedereen bereikbare plek. Hoe je het wendt of keert: het is uiteindelijk overzichtelijker ‘De meeste mensen weten van hun eigen stapeltje wel hoe het is georganiseerd’, zegt Algera. ‘Maar als iemand anders iets moet vinden, wordt het moeilijker.’ Daarbij geeft Algera wel toe dat dit lang niet overal een probleem zal zijn: hoe vaak kijk jij immers op het bureau van je collega? ‘Dus eigenlijk is deze reden nog het minst belangrijk om een clean desk policy in te voeren.’
Posted on: Wed, 23 Oct 2013 08:34:59 +0000
Recently Viewed Topics
© 2015