Antiriciclaggio: il fascicolo della clientela Al fine di adempiere correttamente agli obblighi in materia di antiriciclaggio, il professionista deve istituire per ciascun cliente il c.d. “fascicolo della clientela” nel quale conservare la documentazione per il termine di 10 anni. Il fascicolo del cliente va tenuto nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali, deve essere costantemente aggiornato e presentato in caso di richiesta degli organi di controllo. In effetti l’adozione del fascicolo della clientela è una prassi già ampiamente diffusa negli studi professionali, pertanto potrebbero essere semplicemente integrati i fascicoli esistenti. Tuttavia, è consigliabile istituire degli appositi fascicoli ai soli fini della normativa antiriciclaggio, in modo che, in caso di richiesta del fascicolo da parte degli organi di controllo, si è certi di consegnare solo le informazioni necessarie all’assolvimento degli obblighi antiriciclaggio e non anche documenti di natura diversa (che normalmente arricchiscono il fascicolo della clientela in uso negli studi). Il fascicolo della clientela deve contenere: - fotocopia documento di riconoscimento valido alla data dell’identificazione (obbligatoria per le persone fisiche); - fotocopia codice fiscale; - fotocopia partita Iva (per i titolari di partita iva); - visura camerale (consigliata per le ditte individuali, obbligatoria per i soggetti diversi da persona fisica per verificare il soggetto o i soggetti che hanno il potere di rappresentanza); - verbale CdA di nomina; - scheda per l’adeguata verifica della clientela; - dichiarazione rilasciata dal cliente ai sensi dell’art. 21 D.Lgs. n. 231/2007 (il cliente deve dichiarare al professionista se agisce per proprio conto o per conto di altri soggetti. In questo caso dovrà fornire le generalità e gli estremi del documento di riconoscimento del/dei titolare/i effettivo/i dell’operazione); - documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati di adeguata verifica o, al contrario, la necessità di ricorrere alla procedura rafforzata; - eventuale attestazione ex art. 30 (rilasciata al professionista da uno dei soggetti elencati dalla norma nel caso di assenza fisica del cliente, c.d. identificazione a distanza); - copia del mandato professionale (in caso di conferimento verbale dell’incarico, è consigliabile l’accettazione scritta per individuare la data d’inizio e l’oggetto della prestazione professionale); - dichiarazione da parte del cliente sul titolare effettivo dell’operazione (ai sensi dell’art. 19 il professionista deve identificare e verificare l’identità del cliente e del titolare effettivo dell’operazione; ai sensi dell’art. 21 il cliente deve dichiarare al professionista i dati del soggetto titolare dell’operazione); - eventuale ulteriore documentazione richiesta dal professionista per individuare il titolare effettivo; - dichiarazione da parte del cliente sullo scopo e sull’oggetto dell’attività o dell’operazione per la quale è chiesta la prestazione professionale; - se necessario, dichiarazione da parte del cliente sui mezzi economici e finanziari per attuare l’operazione o istaurare l’attività e, nel caso di una non adeguata copertura finanziaria, la provenienza dei capitali necessari; - documenti delle prestazioni professionali svolte; - eventuali brevi appunti sulla ragionevolezza dell’operazione rispetto all’attività svolta dal cliente, e su comportamenti anomali del cliente; - documentazione relativa alla cessazione della prestazione professionale o dell’operazione (lettera di revoca del mandato o di rinuncia all’incarico, cessazione partita Iva, ecc.); - eventuale risultato della verifica in merito all’inserimento del cliente nella c.d. “black list”; - eventuale documentazione, preferibilmente firmata dal cliente, comprovante lo svolgimento di attività di consulenza pre‐contezioso; - ogni altro documento o annotazione che il professionista ritenga opportuno conservare ai fini della normativa antiriciclaggio. Autore: Lucia Recchioni
Posted on: Fri, 26 Jul 2013 17:07:53 +0000
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