BAB 8 SISTEM BUKU BESAR UMUM, PELAPORAN KEUANGAN, DAN PELAPORAN MANAJEMEN Skema Pengodean Data Untuk menjalankan bisnis, suatu perusahaan harus mengorganisasikan arus-arus ini secara efektif. Tanpa adanya metode untuk mengidentifikasi dan menyalurkan transaksi dan informasi akun, komunikasi vital diantara sub sistem SIA akan kacau dan tidak dapat di atur. Pengodean data menyediakan metode untuk mengatasi masalah ini, dan GLS adalah tempat yang logis untuk memperkenalkan pengodean dan menunjukkan kemampuannya untuk dapat di aplikasikan pada seluruh SIA. Sistem Tanpa Kode Perusahaan memproses volume besar transaksi dan akun yang memiliki atribut mirip dengan perusahaan lain dalam kelas yang sama. Pada kenyataannya, atribut-atribut ini merupakan dasar untuk pengklasifikasian akun dan transaksi. Misalnya, file piutang perusahaan dapat berisi akun-akun untuk beberapa pelanggan yang berbeda dengan nama yang sama dan alamat yang serupa. Untuk memproses transaksi dengan akurat atas akun-akun yang benar, perusahaan harus mampu membedakan akun satu dengan akun yang lain. Pekerjaan ini menjadi sangat sulit ketika jumlah atribut dan item yang mirip bertambah banyak. Pendekatan tanpa kode ini memerlukan pencatatan yang luas, memakan waktu untuk mencatat, dan jelas rentan terhadap banyak jenis kesalahan. Pengaruh negatif pendekatan ini dapat dilihat dalam banyak bagian perusahaan : 1. Staf penjulan. Untuk mengidentifikasi item-item yang dijual dengan benar, diperlukan penjelasan terperinci yang banyak ke dokumen sumber. Selain waktu dan usaha yang terlibat hal ini cenderung mendorong kesalahan administratif dan pengiriman yang tidak benar. 2. Personel gudang. Penentuan lokasi dan pengambilan barang untuk pengiriman bisa terhambat, dan sering kali terjadi kesalahan pengiriman. 3. Personel Akuntansi. Pembukuan kea kun buku besar akan memerlukan pencarian melalui file buku besar pembantu menggunaka deskripsi yang panjang sebagai kuncinya. Hal ini tentu akan sangat lambat, dan pembukuan kea kun yang salah sangat mungkin terjadi. Sistem Dengan Kode Masalah-masalah ini, atau setidaknya sangat berkurang, dengan menggunakan kode-kode yang mewakili setiap item dalam akun persediaan dan pemasok. Beberapa kegunaan umum dari kode dalam SIA adalah : 1. Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak, akan berantakan. 2. Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transaksi yang dip proses. 3. Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file. 4. Menudukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif. Skema Pengodean Numerik dan Alfabetik • Kode Berurutan Sesuai dengan namanya, kode berurutan (Sequential Codes) mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan (menurun atau menaik). Aplikasi umum dari kode berurutan numerik adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya. Pada saat dicetak, setiap dokumen yang diberi nomorkode berurutan yang unik. Nomor ini menjadi nomor transaksi yang memungkinkan sistem melacak setiap transaksi yang di proses dan mengidentifikasi setiap dokumen yang hilang atau berada di luar urutan. Keunggulan, pengodean berurutan mendukung rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan pada akhir pemrosesan. Kelemahan, pengodean berurutan tidak membawa kandungan informasi di luar tata urutan dokumen. • Kode Blok Kode blok (block code) numerik merupakan variasi dari pengodean berurutan yang mengatasi sebagian dari kelemahan yang disebutkan. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item kelas dengan membatasi setiap kelas ke jangkauan khusus dalam skema pengodean. Aplikasi yang umum dari pengodean blok adalah pembuatan bagan akun (chart of accounts). Keunggulan, pengodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh struktur kode. Kelemahan, sama dengan kode berurutan, kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan. • Kode Grup Kode grup (group code) numerik digunakan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan dua atau lebih data yang saling berkaitan. Keungggulan, kode grup memiliki sejumlah keunggulan dari pada kode berurutan dan blok, antara lain : 1. Kode grup memfasilitasi perwakilan sejumlah besar data yang berbada. 2. Kode grup memungkinkan sturktur data disajikan dalam betuk hierarkis yang bersifat logis dan lebih mudah diingat. 3. Kode grup memungkinkan analisis dan pelaporan yang terperinci baik dalam kelas item maupun pada item-item dari kelas yang berbeda. Kelemahan, ironisnya kelemahan utama dari pengodean grup adalah keberhasilannya sebagai alat klasifikasi. Karena kode-kode grup dapat dengan efektif mewakili informasi yang berbeda, mereka cenderung digunakan secara berlebihan. • Kode Alfabetik Kode alfabetik (alphabetik code) dapat digunakan untuk tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetik dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetik) atau dapat digunakan dalam teknik pengodean blok atau grup. Keunggulan, kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetik murni atau karatkter alfabetik yang digabungkan dengan kode numerik. Kelemahan, kelemahan utama dari pengodean alfabetik adalah : 1. Sama dengan kode numerik, sulit merasionalisasi makna kode-kode yang telah ditetapkan secara berurututan dan 2. Mengurutkan recor yang dikodekan secara alfabetik cenderung lebih sulit bagi pengguna. • Kode Mnemonik Kode Mnemonik (mnemonic codes) adalah karakter alfabetik dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna. Keunggulan, skema kode mnemonik membuat pengguna tidak perlu mengingat artinya, kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang diwakilinya. Kelemahan, walaupun kode mnemonik berguna untuk mewakili kelas-kelas item, kemampuannya terbatas dalam mewakili item-item dalam satu kelas. Sistem Buku Besar Umum Kumpulan informasi yang mengalir ke GSL berasal dari subsistem siklus transaksi. Bagian ini akan membahas secara terperinci nanti. Lainnya, peristiwa-peristiwa yang jarang terjadi seperti transaksi stock, merger, dan penyelesaian tuntutan hukum, yang mungkin tidak memiliki siklus pemrosesan formal, dimasukkan ke GLS secara langsung. • Voucher Jurnal Dokumen yang disebut voucher jurnal merupakan sumber input bagi buku besar umum. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke buku besar umum dari voucher jurnal. • Basis Data GLS Basis data GLS terdiri atas berbagai file transaksi, file master, file referensi, dan file arsip. - file master buku besar umum (general ledger master file) merupakan file utama dalam basis data GLS. Basis dari file ini adalah kode bagan akun perusahaan. - file sejarah buku besar umum (general ledger history file) memiliki format yang sama dengan file master buku besar umum. Tujuan utama file in adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis. - file voucher jurnal adalah total voucher jurnal yang diproses pada periode saat ini. dengan menyediakan satu record untuk semua transaksi buku besar umum, file ini melayani tujuan yang sama seperti jurnal buku besar umum tradisional. - file sejarah voucher jurnal (journal voucher history file) berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu. - file pusat pertangggungjawaban (responsibility center file) berisi data pendapatan, pengeluaran, dan penggunaan sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi. - terakhir, file master anggaran (budget master file) berisi jumlah anggaran untuk pendapatan biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban. - Sistem Pelaporan Keuangan • Penggunaan yang canggih dengan kebutuhan informasi yang homogen Laporan keuangan disiapkan dengan pemikiran bahwa pembacanya terdiri atas para pengguna yang canggih dengan kebutuhan informasi yang relatif homogeny • Aktivitas FRS Output yang paling umum dari FRS adalah laporan keuangan, termasuk neraca, laporan laba rugi dan laporan arus kas. FRS juga menghasilkan laporan analisis keuangan, laporan keuangan komparatif, pengembalian pajak, dan laporan khusus untuk badan penetap undan-undang, seperti komisi perdagangan dan sekuritas. • Proses akuntansi keuangan Proses akuntansi keuangan dimulai dari status bersih diawal tahun fiskal baru. Hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah berikut : 1. mencatat transaksi 2. mencatat dijurnal khusus 3. membukukan ke buku besar pembantu 4. membukukan ke buku besar umum 5. Menyiapkan neraca percobaan yang belum disesuaikan 6. Membuat jurnal penyesuaian 7. Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penyesuaian 8. menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan 9. Menyiapkan laporan keuangan 10. Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penutup 11. Menyiapkan neraca percobaan pasca penutupan • Mengendalikan GL/FRS Eksposur potensial dalam sistem ini terdiri atas : 1. Jejak audit yang tidak sempurna 2. Akses yang tidak diotorisasi ke buku besar 3. Akun buku besar yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu 4. Saldo akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak diotorisasi. • Isu Pengendalian GL/FRS 1. Otorisasi transaksi 2. Pemisahan tugas 3. pengendalian akses 4. Catatan akuntansi 5. Verifikasi independen GL/FRS Berbasis Komputer Bagian ini membahas suatu GL/FRS otomatis tradisional dan pendekatan rekayasa ulang yang menggunakan GL/FRS berbasis komputer yaitu : • GL/FRS warisan yang menggunakan pemrosesan batch dan file datar ini menggunakan file data berurutan dengan pemrosesan batch. Kekuatan dan kelemahan sistem ini . Kekuatan : Pengendalian, keunggulan terbesar dari sistem ini terletak pada pengendaliannya. Voucher jurnal dari departemen operasi dapat disetujui, divalidasi, dan diseimbangkan sebelum dimasukkan ke buku besar umum. Pelaporan, sistem ini dapat mendukung pihak manajemen dengan laporan umpan balik rangkuman terbatas tentang aktivitas transaksi. Kelemahan : Tidak efisien. Pendekatan file berurutan merupakan penggunaan teknologi secara konservatif yang menggunakan computer terutama sebagai alat akuntansi. System ini tidak berguna dalam meningkatkan efisiensi kegiatan operasi atau memfasilitasi pengurangan tenaga kerja. Rekonsiliasi yang tidak sering dilakukan. • Rekayasa ulang GL/FRS menggunakan file akses langsung Kekuatan dan Kelemahannya - pemisahan tugas. Menghilangkan pemisahan fundamental antara otorisasi dan pemrosesan transaksi. - Catatan akuntansi dan pengendalian akses. Catatan buku besar umum disimpan dalam disket magnetis yang dapat langsung diakses oleh sistem pengguna akhir. Sistem Pelaporan Manajemen Salah satu teknik untuk mencapai pengawasan berkelanjutan adalah penggunaan laporan manajemen secara bijaksana. Laporan yang tepat waktu memungkinkan para manajer fungsional seperti penjualan, pembelian, produksi, dan pengeluaran kas untuk mengawasi dan mengendalikan operasi mereka. Faktor Yang Memangaruhi MRS • Proses Pengambilan Keputusan 1. Mengidentifikasi Masalah 2. Mengevaluasi solusi alternative 3. Implementasi solusi terbaik 4. Melakukan peninjauan pascaimplementasi • Prinsip-prinsip manajemen 1. Formalisasi Pekerjaan 2. Tanggung Jawab Dan Wewenang 3. Jangkauan pengendalian 4. Manajemen dengan pengecualian • Fungsi, tingkat, dan jenis keputusan manajemen 1. Keputusan Perencanaan strategis 2. Keputusan perencanaan taktis 3. Keputusan pengendalian manajemen 4. Keputusan pengendalian operasional • Sturktur masalah Struktur suatu masalah mencerminkan seberapa baik pengambilan keputusan memahami masalah tersebut. Struktur masalah memiliki tiga elemen: 1. Data, nilai yang digunakan untuk mewakili faktor-faktor yang relevan dengan masalah tersebut. 2. Prosedur, urutan langkah-langkah atau peraturan keputusan yang digunakan untuk memecahkan masalah. 3. Tujuan, hasil yang ingin dicapai oleh pengambilan keputusan dengan memecahkan masalah tersebut. • Jenis laporan manajemen 1. Tujuan Pelaporan Dua tujuan pelapoaran umum yaitu : 1) mengurangi tingakat ketidakpastian yang berkaitan suatu masalah yang dihadapi pengambil keputusan, 2) memengaruhi prilaku pengambil keputusan denagn cara positif. 2. Pelaporan terprogram Terdapat dua subkelas laporan terprogram yaitu : 1) laporan terjadwal. menurut kerangkawaktu yang ditetapkan, bisa harian, mingguan, kuartalan, dan sebagainya. 2) laporan menurut permintaan. digerakkan oleh peristiwa, bukan oleh kerangka waktu 3. Atribut laporan Agar efektif suatu laporan harus memiliki atribut berikut ini: relevan, ringkas, berorientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu, dan singkat. 4. Pelaporan Khusus kemajuan teknologi basis data membuat kebutuhan lansung dan kapabilitas untuk menghasilkan laporan tersedia secara luas bagi para pengguna. Manajer dengan latar belakang computer terbatas dapat dengan cepat menghasilkan laporan khusus (ad hoc report) dari terminal atau computer mikro, tanpa bantuan tenaga professional pemrosesan data. • Akuntansi Pertanggungjawaban 1. Penetapan tujuan keuangan : proses anggaran 2. Pengukuran dan pelaporan kinerja 3. Pusat pertanggungjawaban • Pertimbangan perilaku 1. Keserasian tujuan 2. Informasi yang berlebihan 3. Ukuran kinerja yang tidak tepat bersama TarhytciiNaghmndja Tetapcetiaclaluwmaracikgirls DancaiiankMnyongclamanya
Posted on: Fri, 29 Nov 2013 06:03:22 +0000