CRD 2000 Produções Ltda Desenvolvimentos Web e Multimídia Cursos de especialização e empreendorismo CURTAM a página: facebook/crd2000 VISITEM: crdshop.br INFORMAÇÃO É PODER! RESUMO: O texto faz uma análise da informação que necessitamos e das que temos acesso, já que estamos vivendo a Era da Informação. São apresentadas recomendações do uso da informação numa empresa. BENINI, Otávio L. Informação é poder! anefac.br PALAVRAS-CHAVE: Informação – Inovação Tecnológica INFORMAÇÃO É PODER! Escrevo para contadores, economistas, administradores, enfim aos profissionais que usam e interpretam informações, mas que não se envolvem com detalhes técnicos, tecnológicos e sistêmicos das fontes que manipulam. Vivemos a "Era da Informação". Pessoas e instituições buscam adaptar-se a esses novos tempos. Nunca a afirmação "Informação é poder" foi tão significativa quanto agora e daqui por diante. Todos os meios e tecnologias estão aí e só perde o bonde da história quem se julgar inatingível pelas mudanças que vêm atropelando a todos. "Atropelar" é uma expressão forte, mas bastante apropriada para o movimento que vem ocorrendo. Mas, como é que se faz para "estar por dentro da onda"? É preciso ler quantos jornais todos os dias? É preciso "plugar-se" na Internet? É preciso comprar computadores de última geração? É preciso instalar uma Intranet? É preciso fazer cursos? Por onde se começa? E na empresa? A resposta mais honesta é: depende. Depende que tipo de informação você deseja e/ou precisa. Depende do esforço que você deseja empregar para obtê-las. Depende do preço que você se disponha a pagar. Depende da disponibilidade da informação no momento certo. Depende do estágio tecnológico em que você e/ou sua empresa se encontra. Não há milagres. O domínio dos mecanismos de coleta e tratamento de informações é evolutivo e cultural. E dá trabalho! Vamos focar nossas observações no uso das tecnologias, especialmente aquelas que nos afetam diretamente. Sob o aspecto tecnológico evolue-se no dia-a-dia com o uso e com o enfrentamento dos problemas inerentes a qualquer tecnologia. O uso impulsiona e firma uma cultura, dos indivíduos e da instituição. À medida que absorvem uma tecnologia, os indivíduos ficam mais "dóceis" para as melhorias e para a resolução dos problemas daquela tecnologia. Sem perceber, vão se capacitando para a absorção das novas tecnologias. É uma espiral evolutiva. Assim, não há estágios a abreviar. Só o tempo, a disposição e o empenho de indivíduos, grupos e instituições os colocam "na onda". Nas organizações, a decisão e o exemplo têm de vir de cima, do primeiro escalão. Presidente, diretores e gerentes devem perseguir o objetivo de estar, pelo menos, "tecnologicamente muito bem informados". Só assim terão "moral" para cobrar seus subordinados. Aliás, não será necessário se derem o exemplo. Naturalmente, não basta a intenção, é necessário estudar, escolher, adotar e apoiar a tecnologia certa, aquela que alavanque os negócios e apoie os objetivos da organização, que se encaixe no planejamento estratégico e tático da corporação. Ao elaborarem seus planejamentos, suas metas, seus orçamentos, as organizações devem incluir o componente "Tecnologia de Informação" e nele considerar equipamentos, instalações, softwares (programas), consultoria (para seleção e implantação) e treinamento. A velocidade das mudanças implica que sempre se estará aprendendo uma nova tecnologia. É preciso aprender continuamente. É preciso extrair da tecnologia o melhor resultado no menor espaço de tempo. A grande competição no mundo globalizado não dá espaço para o ciclo "treinar, aplicar e obter". A chance do vencedor esta num ciclo único "aprender-obter", no mesmo processo. As oportunidades de novos negócios, de novos produtos, de melhorias, de redução de custos, são cada vez mais difíceis, mais estreitas, mais escassas. A oportunidade de realizar alguma novidade importante está diretamente relacionada com uma nova tecnologia, salvo raras exceções. Assim, a chance está com aqueles que a dominarem. Como tecnologias são evolutivas, é fácil perceber que quem tem mais cultura acumulada, tem mais chances no novo estágio. Felizmente, a tecnologia é democrática e permite que aqueles que começaram depois possam alcançar os primeiros. E passá-los!! A tecnologia por si só, porém, não faz vencedores. A chance do candidato a vencedor é aliar conhecimento do negócio, do mercado, do produto, com a tecnologia certa. Mas de que tecnologia estamos falando, afinal? Vamos resumir. Por definição, "tecnologia" é a soma de conhecimentos em determinada área. Tecnologia de Informação, portanto, é todo o conhecimento que trate "Informações", como os telefones, os satélites, um microcomputador, as redes de computadores, a Internet, as Intranets. Genericamente, tudo que utilize um microchip e um programa e que trate informações. A tecnologia está, doravante, totalmente apoiada em processamento de dados, em computadores, em redes de computadores. Consequentemente, está também apoiada em programas de computadores, ou softwares. Os conhecimentos de mercado, de produtos, etc., estão nos bancos de dados desses computadores e os especialistas então os interpretam segundo suas experiências, seus "feelings", suas estratégias. Esse é o negócio da tecnologia: dar suporte aos especialistas em suas decisões. Alguns elementos desse conceito nos são familiares, os utilizamos no dia-a-dia. Mas há outros nos quais não pensamos e felizmente existem, como, por exemplo, os sistemas de radares que rastreiam o espaço aéreo, os sistemas de navegação de um avião. Operador de radar e piloto de avião são, em última instancia, analistas de sistemas ou consultores de negócios, na medida que dirigem suas ações a partir de informações que seus sistemas lhes transmitem. Somam conhecimento do negócio com a tecnologia empregada. São treinados e disciplinados no uso da tecnologia. Naturalmente, neste caso estão impedidos de inovar, mas estão suficientemente informados para fazer opções. E melhor capacitados para operarem instrumentos congeneres com novo conteúdo tecnológico. É a evolução natural. Doravante, será muito difícil separar alguma coisa de uma tecnologia de informação. O mundo está se tornando interativo, ou seja, os sistemas que controlam os mais diversos processos nos informam alguma coisa e nos oferecem opções. Ou acumulam informações estratégicas para decisões importantes, como, por exemplo, os modernos veículos que são providos de uma espécie de "caixa-preta", com todas as informações sobre o desempenho dos principais componentes daquele veículo. Um programa especial do sistema de manutenção propicia ao mecânico ir direto aos componentes que devam ser reparados. Poupa tempo, poupa dinheiro, melhora o processo "reparar", suprime o processo pós-problema "pesquisar problema", melhora os aspectos de segurança, melhora o produto. As informações de um veículo somada às dos demais veículos, de forma eletrônica e automática, proporcionam uma estatística impar sobre o produto "veículo", seus pontos fortes, seus aspectos a serem melhorados, etc. Só é preciso saber extrair e interpretar as informações. Depois entra a competência no conhecimento do produto, do mercado, etc. A tecnologia ajuda, pode reagir de maneira programada, mas não pode criar, inovar, interagir como só o homem pode fazê-lo. No nosso segmento (contábil, financeiro, econômico, administrativo) a Tecnologia da Informação é implacável. Computadores e programas tornam-se obsoletos em um ou dois anos. A princípio, não haveria razões para estar atualizando computadores e programas a cada nova versão. E de fato não há. Mas é preciso acompanhar essa evolução para, pelo menos, mensurar até aonde não está havendo perda de oportunidade de melhorias, de mercado, de margem. E neste momento todas as empresas, de qualquer porte ou segmento, estão afetadas pelos últimos lançamentos da indústria, especialmente a de software administrativo "integrado", destinado principalmente a empresas a partir de médio porte. Por "integrado" entenda-se uma única informação colocada no processo alimenta vários segmentos do sistema como, por exemplo, a digitação de uma nota fiscal na entrada de mercadorias alimenta o almoxarifado, o contas a pagar, a Contabilidade e os livros fiscais, além de baixar o pedido de compra. Ganha-se na eliminação de redigitação em cada setor, mas principalmente na consistência da informação. As capacidades inerentes à integração da informação já eram conhecidas, mas os altos custos dessa prática restringiam a aplicação a grandes corporações. Por conseguinte, não havia uma "cultura geral" para essa maneira de tratar dados operacionais das empresas e, também por conseguinte, não havia pacotes de softwares com essa capacidade, fator de barateamento das soluções. Mas nos últimos anos, os preços dos equipamentos desabaram e suas capacidades foram espetacularmente expandidas e a relação custo-benefício passou a ser interessante e vantajosa. Hoje, a competição globalizada exige a adoção desse padrão. Já existe uma indústria de software forte, inclusive nacional competindo (e ganhando) em outros países. Mas a cultura desses produtos ainda engatinha. Começa a dar os primeiros passos nos fornecedores (não confundir capacidade e conhecimento com cultura), nas consultorias, nos clientes mais antigos. Ainda é um grande desafio implantar software integrado nas companhias, especialmente pela ausência dessa cultura nos usuários, eis que exige de todos uma visão abrangente e compreensiva dos processos. Uma parcela significativa dos custos do projetos é destinada a treinamento. Mas, como eu já disse antes, o tempo é o fator catalisador. O empenho de cada funcionário, dos gerentes e da alta administração também fazem diferença nessa corrida. E muita diferença. Pode-se atribuir a esse empenho uma cota substancial do sucesso do projeto. Suficente para, em não havendo empenho, sufocar e inviabilizar o projeto. Com treinamento e empenho capacitam-se ao uso da nova tecnologia. Com o uso e empenho na melhoria de processos constroe-se uma cultura. A cultura é definitiva para as pessoas, os grupos e a organização. É essa cultura que dará visibilidade para as inovações, para as grandes oportunidades. Não é preciso, entretanto, operar software administrativo integrado para alavancar a qualidade e as capacidades de seus processos de coleta, registro, estudo e divulgação de informações. Mas é altamente recomendável. E por conta da grande demanda por esses softwares, os profissionais capazes de instalá-los nas empresas estão escassos, o que desloca o cronograma para um prazo além do desejável. É muito provável também que os sistemas atualmente em uso em muitas empresas ainda não esgotaram suas capacidades de produzir boas informações. Então, algumas recomendações: Avalie as informações disponibilizadas por seus sistemas. Indague sobre as que você desejaria receber e não recebe; Disponibilize a quem possa ser útil as informações existentes, com controle e segregação, mas sem burocracias; Estimule todos os funcionários, de todos os escalões, a fazerem uso da informação existente. Se alguém julgar a informação inconsistente, invista na sua melhoria e evite reprodução, ou duplicação; Não confunda muita informação com informações muito importantes. Relatórios extensos são cansativos, fatigantes e desestimulam sua leitura. Produza informações concisas. Se alguém precisar saber mais, então gere aquela brochura; Separe informações operacionais das estratégicas. A taxa do dólar e os índices das bolsas são cotidianos. Variação do poder aquisitivo da população, mudança de hábitos de consumo, entrada de concorrentes no mercado, etc., são estratégicas. Você precisa das duas, qualquer que seja seu cargo ou responsabilidade. Seja prático; Se sua empresa utiliza sistemas informatizados que não se conversam entre si e isso o faz sentir-se insatisfeito ou desconfortável, comece um projeto de adoção de software administrativo integrado. Pelo menos saiba mais sobre eles; Aceite e compartilhe o projeto com seus pares e consultores experientes; Dê preferência aos pacotes existentes, quer pelo preço, quer pelos prazos, quer pela experiência do fornecedor agregada ao produto; Se sua empresa é multinacional, siga os padrões da matriz; Se a empresa é nacional, verifique as várias opções e dê preferência ao software nacional, ele está mais adequado aos nossos processos, possuem telas, relatórios e manuais em português nativo. Temos empresas extraordinárias nesse segmento; Se sua empresa já é usuária de um software integrado, parabéns! Mas não deixe de acompanhar a evolução nesse segmento. Se parar, o "bicho pega"; A Internet e Intranets são tecnologias novas e poderosas. Mas não é remédio para todos os males. Os diversos segmentos econômicos obtêm variados níveis de contribuição dessas tecnologias. Cada caso é um caso; Verifique as soluções que seus concorrentes estão adotando. E seus resultados; Pense grande, ou pelo menos em tamanho compatível com os resultados que espera de seu negócio. Esta lista você tem oportunidade de expandir de acordo com suas necessidades. Experimente e boa sorte. Lembre-se: Informação é poder! (*) Otavio L. Benini é contabilista, administrador e consultor em sistemas, diretor da OLB Consultoria em Sistemas, trabalha com informática há mais de 24 anos, vice-presidente da Anefac, diretor da Sede.
Posted on: Mon, 29 Jul 2013 21:06:22 +0000