I- CÁC KHÁI NIỆM CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH. 1- Khái niệm hoạch định. a- Hoạch định hay kế hoạch? - Xét về tính chất: hoạch định hay kế hoạch đều chung một nghĩa là ấn định trước những việc làm trong tương lai cho cá nhân hay tổ chức. Từ plan có nghĩa là kế hoạch hoặc hoạch định. - Xét về phạm vi sử dụng: hoạch định thường rộng hơn kế hoạch, bao hàm cả kế hoạch. Ví dụ: § Từ hoạch định ta có phát biểu: hoạch định mục tiêu, hoạch định chính sách, hoạch định chế độ, hoạch định dự án, hoạch định các kế hoạch, hoạch định các chương trình… § Từ kế hoạch ta chỉ có thể phát biểu:kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiền mặt, kế hoạch phân phối… chứ không thể nói kế hoạch chính sách hay kế hoạch chế độ… b- Khái niệm hoạch định. Hoạch định là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quá trình quản trị. Vì, yêu cầu của quản trị là phải làm đúng ngay từ đầu. Hoạch định bao gồm tất cả các công việc có liên quan đến chuẩn bị cho các hoạt động của tổ chức hay cá nhân trong tương lai. Ví dụ: chuẩn bị (xác định) trong tuần tới, tháng tới, năm tới … phải làm những việc gì, dự án nào cần đầu tư, những chương trình, biện pháp nào cần được thực hiện … Theo từ điển tiếng Việt, kế hoạch (hoạch định) là “Toàn bộ nói chung những điều vạch ra một cách có hệ thống về những công việc dự định làm trong một thời gian nhất định, với cách thức, trình tự, thời hạn tiến hành”. 2- Hoạch định hữu hiệu. Hoạch định được xem là hữu hiệu khi nó thỏa mãn được các yêu cầu (tiêu chuẩn) sau đây: - Nó chỉ ra những con đường, những biện pháp cho phép khai thác tối đa các thế mạnh của doanh nghiệp, tận dụng được các cơ hội kinh doanh, làm hạn chế đến mức thấp nhất các nguy cơ-rủi ro, tổn thất của doanh nghiệp. - Nó thực sự kích thích bởi tính sáng tạo của tập thể. Những quyết định trong đó phải thể hiện đầy đủ ý chí, nguyện vọng và sự thông suốt phần lớn nếu không muốn nói là hầu hết các thành viên trong tổ chức. - Một họach định hữu hiệu bao giờ cũng bao gồm nhiều phương án ứng phó thích hợp với nhiều tình huống khác nhau; bởi tính không chắc chắn của các khả năng xảy ra là có thể. Tính không chắc chắn bắt nguồn từ phương pháp hoạch định là dự đoán, dự báo sự việc xảy ra ở tương lai trong môi trường có nhiều yếu tố tác động bất lợi, khó dự đoán trước hoặc nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp, dẫn tới những khả năng xảy ra mà phương án chính không còn phù hợp nữa cần phải có những phương án khác thay thế. - Sự sai lệch giữa thực tế và hoạch định là hiện tượng thường thấy, nên điều chỉnh là phương pháp tốt để làm cho các hoạch định mang tính khả thi, nhưng sự thay đổi thường xuyên và tùy tiện trong các hoạch định làm cho hoạt động của doanh nghiệp luôn ở trong tình trạng bất ổn định, tính mục tiêu không được kiên trì là nguy cơ dẫn đến sự thất bại chắc chắn. II- Ý NGHĨA CỦA HOẠCH ĐỊNH. Dù bất cứ một loại hình tổ chức nào với qui mô lớn hay nhỏ, hoạch định hữu hiệu luôn có ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp. 1- Trước hết, nó giúp cho nhà doanh nghiệp tư duy một cách có hệ thống những vấn đề có liên quan đến sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp. Tư duy có hệ thống là giai đoạn cao của quá trình nhận thức đi sâu vào bản chất và phát hiện ra tính qui luật của sự vật và hiện tượng. Từ đó: - Giúp cho nhà quản trị chủ động đối phó với các tình huống tốt hơn. Khắc phục được những hoạt động thụ động, có thể dẫn đến những tổn thất cho doanh nghiệp. - Có những chính sách, biện pháp nhất quán. Thể hiện, các chính sách và biện pháp đó không mâu thuẫn, làm triệt tiêu động lực của nhau. - Tập trung được các nguồn lực hoàn thành những công việc trọng tâm của tổ chức trong mỗi thời kỳ khác nhau. Khắc phục tình trạng dàn đều trải mỏng cho tất cả, kết cục không hoàn thành được nhiệm vụ cơ bản nào của doanh nghiệp. - Cho phép các nhà quản trị phối hợp các nguồn lực với chi phí thấp nhất, mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. 2- Hoạch định hữu hiệu sẽ làm tiền đề cho các chức năng khác. - Đối với chức năng tổ chức, hoạch định hữu hiệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân chia hợp lý các bộ phận, các khâu, các cấp. Đồng thời, là cơ sở để xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, các cá nhân qua các thời kỳ. - Hoạch định hữu hiệu sẽ tạo thuận lợi cho quá trình điều khiển, nó là cơ sở để hướng dẫn, đôn đốc, động viên-khuyến khích các bộ phận, các cá nhân hoàn thành nhiệm vụ của mình. - Chức năng kiểm tra gắn liền với hoạch định. Kiểm tra kiểm soát lấy hoạch định làm “chuẩn” để so sánh, đối chiếu. “Trong kinh doanh nếu bạn không lập kế hoạch, điều đó có nghĩa là bạn đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại – CRWFORD H.GREENEWALT” (trích: Lời vàng cho các nhà kinh doanh – nhà xuất bản trẻ năm 1994) III- CÁC LOẠI HOẠCH ĐỊNH. 1- Hệ thống các loại hoạch định của doanh nghiệp (xem hình minh hoạ). a- Hoạch định mục tiêu. a1- Khái niệm mục tiêu: Mục tiêu (Objective) là trạng thái mong đợi, có thể có và cần phải co đối với một tổ chức hoặc cá nhân tại một thời điểm nhất định. Như vậy, theo khái niệm này, tất cả những sự việc chứa đựng ba trạng thái dưới đây được xem là mục tiêu của cá nhân hay tổ chức: - Là trạng thái mong đợi. Là “cái” mà chúng ta mong muốn nó sẽ xảy ra trong tương lai. Ví dụ: doanh thu, lợi nhuận hoặc kết quả cần đạt được của một quá trình học tập… - Là trạng thái có thể có. Là “cái” mà chúng ta mong đợi đó có thể thực hiện được, không phải là sự mong muốn viễn vong, thiếu căn cứ. - Trạng thái cần phải có. Nói lên tính chất rất cần thiết phải có nó, nếu không thì tổ chức khó có thể tồn tại và phát triển, hoặc cá nhân không thể thành đạt. Có người thường nhầm lẫn giữa mục tiêu và mục đích. Nếu mục tiêu là điểm đến thì mục đích (target) là hướng đến. Ví dụ: kinh doanh để kiếm lời là mục đích của các nhà doanh nghiệp chứ không thể nói mục tiêu; còn lời bao nhiêu ở thời điểm nào là mục tiêu chứ không nói là mục đích. Tuy nhiên sự phân biệt trên cũng chỉ tương đối vì trong thực tế cũng có những mục tiêu không xác định được số lượng và thời điểm cụ thể. Trong trường hợp đó thì mục tiêu và mục đích cùng có nghĩa tương tự như nhau. a2- Các loại mục tiêu. Người ta thường phân mục tiêu có hai loại: mục tiêu định lượng và mục tiêu định tính. - Mục tiêu định lượng: là mục tiêu có xác định rõ số lượng và thời gian cần đạt được, chẳng hạn như: lợi nhuận, doanh thu của một doanh nghiệp; thu nhập quốc dân bình quân đầu của một quốc gia trong năm. - Mục tiêu định tính : là mục tiêu không xác định rõ số lượng và thời gian cần đạt được. Chẳng hạn như, mục tiêu nâng cao chất lượng đào tạo trong trường Đại học, hoặc mục tiêu nâng cao trình độ tay nghề công nhân của một doanh nghiệp, hay “Mục tiêu dân giàu nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh”. c3- Vai trò của mục tiêu trong quản trị. Mục tiêu thường biểu hiện ở hai trạng thái: động hoặc tĩnh. - Xét về mặt tĩnh, mục tiêu gắn với mốc thời gian nhất định và phản ảnh bằng một hay nhiều chỉ tiêu số lượng cụ thể; nó là căn cứ để hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. - Xét về mặt động, mục tiêu không có mốc thời gian, không biểu hiện bằng các chỉ tiêu số lượng cụ thể, khi đạt lên mức này người ta phát triển nó lên một mức khác cao hơn; nó là căn cứ của tiến trình quản trị: quyết định-tổ chức thực hiện quyết định-kiểm tra thực hiện quyết định… - Ngoài ra trong quản trị học hiện đại ngày nay mục tiêu còn có nhiều vai trò, ý nghĩa khác. Nó được sử dụng như một chương trình “Quản trị bằng mục tiêu” (Management by Objective - MBO) có những nội dung: § Mỗi thành viên trong tổ chức tự nguyện ràng buộc và tự cam kết hành động trong suốt quá trình quản trị theo mục tiêu từ: Hoạch định – Tổ chức - Điều khiển – Kiểm tra. § MBO hợp nhất các yêu cầu của tổ chức (hài hòa giữa mục tiêu và tổ chức) và chương trình quản trị theo mục tiêu đã định. Vai trò quan trọng của nó tăng dần theo thời gian: . Lúc đầu, MBO đóng vai trò đánh giá sự hoàn thành nhiệm vụ. . Sau đó, MBO là phương tiện thúc đẩy hoạt động. . Gần đây, MBO là công cụ hoạch định chiến lược. . Hiện nay, MBO đóng vai trò chính trong tiến trình quản trị thay vì phụ trợ như trước đây. b- Hoạch định chiến lược. b1- Khái niệm chiến lược. Là quá trình đưa ra các quyết định dài hạn, xác định con đường phát triển của tổ chức, sự việc trong những khoảng thời gian nhất định trong tương lai, nhằm liên kết các nỗ lực của con người và các nguồn lực khác hướng tới mục tiêu. Theo Louis Dubois “Quá trình kế hoạch hóa chiến lược là xác định một cách có hệ thống những đe dọa và thời cơ có thể ảnh hưởng đến tương lai của xí nghiệp. Sự xác định đó, dẫn tới những quyết định khai thác những thời cơ và tránh những đe dọa. Quá trình kế hoạch hóa là một hoạt động tự chủ để xí nghiệp hướng tới tương lai của mình chứ không phải chịu đựng tương lai” (trích: Lời vàng cho các nhà kinh doanh – Nhà xuất bản trẻ năm 1994). b2- Các loại chiến lược trong doanh nghiệp. b2.1- Căn cứ theo nội dung chiến lược ta có: - Chiến lược sản phẩm. § Chiến lược phát triển sản phẩm mới. § Chiến lược chu kỳ đời sống sản phẩm. § Chiến lược dãy sản phẩm. § Chiến lược hỗn hợp sản phẩm. - Chiến lược giá cả. § Chiến lược giá cả cho sản phẩm mới. § Chiến lược giá cả hỗn hợp sản phẩm. § Chiến lược giá cả điều chỉnh. - Chiến lược phân phối. § Chiến lược bán lẻ. § Chiến lược bán buôn (bán sỉ). - Chiến lược yểm trợ. § Chiến lược quảng cáo. § Chiến lược khuyến mãi. § Chiến lược tuyên truyền. § Chiến lược bán hàng cá nhân. b2.2- Căn cứ cấp chiến lược ta có. - Chiến lược cấp công ty. § Nhóm 1: Chiến lược hợp nhất. . Chiến lược hợp nhất về phía trước. . Chiến lược hợp nhất về phía sau. . Chiến lược hợp nhất theo chiều ngang. § Nhóm 2: Chiến lược đa dạng hóa. . Chiến lược đa dạng hóa đồng tâm. . Chiến lược đa dạng hóa kết khối. - Chiến lược cấp kinh doanh. § Chiến lược xâm nhập thị trường. § Chiến lược mở rộng thị trường. § Chiến lược phát triển sản phẩm. - Chiến lược cấp chức năng. § Chiến lược chất lượng. § Chiến lược tiếp thị. § Chiến lược sản xuất. § Chiến lược tài chính. § Chiến lược nguồn nhân lực… b2.3- Căn cứ theo tính chất cạnh tranh ta có. - Chiến lược tấn công. § Tấn công trực diện. § Tấn công bao vây. § Tấn công bên sườn. § Tấn công vượt biên. - Chiến lược phòng thủ. § Phòng thủ vị trí. § Phòng thủ bên sườn. § Phòng thủ chặn trước. § Phòng thủ tập trung. - Chiến lược đánh du kích. b2.4- Các chiến lược tổng loại. Do giáo sư M. Peter của trường đại học Harward (Mỹ) đề xướng. - Chiến lược dẫn đầu hạ giá (hay chiến lược cạnh tranh về giá). Chiến lược này đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm mọi cách hạ giá thành sản phẩm để bán với giá luôn thấp hơn đối thủ cạnh tranh. Đây là chiến lược cạnh tranh phổ biến mà chúng ta thường bắt gặp ở bất kỳ ở nơi nào trong thực tế. - Chiến lược vượt trội (hay còn gọi là chiến lược cạnh tranh về chất lượng, mẫu mã, tính năng mới). Nó đòi hỏi các doanh nghiệp luôn cải tiến chất lượng, mẫu mã và tính năng mới của hàng hóa mình phải khác biệt với đối thủ cạnh tranh. - Chiến lược tập trung (hay chiến lược ưu tiên cho loại khách hàng hay sản phẩm). Chiến lược tập trung ưu tiên cho một hoặc một số khách hàng theo tiêu thức phân chia theo quốc tịch, địa lý, kênh phân phối hay một phần riêng biệt của mặt hàng. c- Hoạch định chiến thuật. Bao gồm một hệ thống các kế hoạch quí, năm và các chính sách, các dự án, các chế độ, các qui định. Trong đó, chúng được chia thành hai nhóm: - Nhóm 1: Các loại hoạch định chuyên biệt. chỉ sử dụng riêng cho từng đối tượng cụ thể, và chúng thường hay thay đổi qua theo thời gian. Ví dụ: Hoạch định các dự án, các kế hoạch. - Nhóm 2: Các loại hoạch định thường trực, thường được áp dụng cho nhiều đối tượng khác nhau, và ít hay thay đổi. Ví dụ: Các chính sách, chế độ, các qui định. d- Hoạch định tác nghiệp. Bao gồm: - Xây dựng các kế hoạch tháng, tuần, ngày. Công việc này cũng phải được thực hiện ở tất các các bộ phận, các đối tượng. - Xây dựng các chương trình hành động cụ thể. Trong đó, chủ yếu là xác định được các phương pháp, giải pháp, hình thức tiến hành các công việc, phân bổ các nguồn lực cho các kế hoạch. 1- Phân biệt giữa hoạch định chiến lược và hoạch định chiến thuật, tác nghiệp. Sau đây là các tiêu thức phân biệt giữa hoạch định chiến lược và hoạch định chiến thuật, tác nghiệp. Các tiêu thức Hoạch định chiến lược Hoạch định c/thuật, t/nghiệp 1- Tính chất của quyết định (QĐ) Chi phối toàn diện và trong thời gian dài. Chi phối cục bộ và trong thời gian ngắn. 2- Tính chắc chắn Rủi ro (xác suất chủ quan) và ít chắc chắn. Rủi ro (x/suất k/quan) và tương đối chắc chắn. 3- Cấp quyết định. Thường là quản trị viên cấp cao Thường là quản trị viên cấp thấp 4- Thời gian sử dụng Dài hạn (> 1năm). Ngắn hạn ( £ 1 năm) 5- Mục đích của quyết định Định hướng phát triển. Phương tiện thực hiện chiến lược Chiến lược là hướng dẫn tổng quát về hoạt động, còn kế hoạch là gạch nối liền giữa sự hướng dẫn ấy và các tác nghiệp thường xuyên – RAYMOND
Posted on: Sun, 14 Jul 2013 00:48:17 +0000
Trending Topics
Recently Viewed Topics
© 2015